Aspectos a tener en cuenta a la hora de almacenar documentos importantes

El activo más valioso de una empresa, después de su plantilla, es la información. Gracias a ella opera, diseña su estrategia, reacciona a un entorno económico cambiante y genera valor para poder ser competitiva. Sin embargo, el gran reto para cualquier organización es hacer frente al almacenamiento de toda esa información, cuyo volumen crece exponencialmente día a día.

Este almacenamiento de la información se realiza, además, tanto de manera digital como física; y tan importante como su preservación es su gestión documental y una rápida y sencilla disponibilidad de los documentos.

Por qué es importante un almacenamiento seguro de la información

La actividad de cualquier empresa se levanta sobre la información referida a sus productos y servicios, clientes, proveedores, empleados… Ninguna escapa a ello y la buena marcha de la compañía depende en gran medida de contar con un almacenamiento seguro y eficiente de la información.

Tanto en el caso de los documentos físicos que es preciso conservar como en el de la información digitalizada, resulta prioritario que su almacenamiento se articule en torno a aspectos como el orden, la eficiencia y la seguridad. En este sentido, disponer de medidas de control en el acceso a esta información y muy especialmente de copias de seguridad es muy importante.

Estas buenas prácticas aumentarán la resiliencia de la empresa y le brindarán de mayores capacidades para la continuidad de su negocio en caso de desastre o ataque informático tipo ransomware, como recientemente hemos podido comprobar con el caso del hospital Clínic de Barcelona.

Claves para almacenar documentos importantes

• Ordenamiento jurídico. La regulación normativa, como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), es uno de los motivos de peso para no descuidar el almacenamiento de documentos. Esto se hace aún más evidente en el marco de la Unión Europea (UE), cuya legislación con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es mucho más restrictiva que, por ejemplo, EE.UU. Desde 2018, la UE puso en marcha este reglamento para salvaguardar la privacidad y la protección de los datos personales, estableciendo duras penas por incumplimiento que pueden ascender a 20 millones de euros o al 4% de la facturación global.
• Los ritmos que impone el mercado obligan a una toma de decisiones rápida y, muchas veces, ante giros inesperados. Por este motivo y aunque en muchas ocasiones los documentos físicos no digitalizados no son de uso frecuente, es importante tener en cuenta que la accesibilidad resulte sencilla, tanto en términos de tiempo como de localización de las instalaciones. Además, también se precisa una correcta catalogación de la información.
• Clasificación. Siguiendo con el punto anterior, realizar una correcta clasificación de los documentos es básico si no queremos perdernos en un maremágnum de información. Esa catalogación es el primer paso para, una vez en las instalaciones de almacenamiento, saber a qué área acudir para dar con los documentos requeridos. Para ello, el segundo paso es disponer de un buen sistema de búsqueda que aproveche ese trabajo previo de clasificación.
• Dada la exigencia por ley de conservación de determinados documentos físicos durante un periodo de tiempo, garantizar su seguridad es una tarea que no se puede pasar por alto. A la seguridad física contra robos, especialmente cuando se almacena información sensible, es preciso añadir otro tipo de consideraciones para salvaguardar el papel del deterioro con el paso del tiempo.
• Asumir en las instalaciones propias el almacenamiento de los documentos físicos o, incluso, digitales, requiere de un espacio con el que no siempre se cuenta. En muchas ocasiones, las oficinas necesitan estar situadas en zonas céntricas, donde el precio del alquiler por metro cuadrado se dispara y puede llegar a ser inasumible. Externalizar la archivística y la gestión documental con una empresa externa no sólo ahorrará espacio sino también costes asociados.

Por qué confiar en una empresa profesional

Los volúmenes de información y la criticidad de la misma han alcanzado tal grado que su almacenamiento y gestión documental han cobrado entidad como para requerir de un departamento más de la organización. Dicho de otro modo, por dimensiones y nivel de especialización, asumir internamente esta labor absorbe una gran cantidad de recursos, tanto económicos como humanos.

Se trata de tareas que, aun siendo fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa, no constituyen ni su actividad central ni aportan un especial valor añadido. Confiar los sistemas de tratamiento, almacenamiento y archivo de documentos a una empresa externa trae consigo un abaratamiento de costes y, por lo general, una mayor eficiencia.

A fin de cuentas, su grado de especialización es máxima identificando y desplegando las mejores prácticas para que el cliente se focalice en su core business. Una especialización, además, que dada la carencia de profesionales cualificados en el sector TIC resultaría muy complicada de encontrar para una empresa ajena a ese segmento.

Servicio de almacenamiento de documentos de Adea

Tanto si la necesidad de una empresa es la custodia de archivos y documentos físicos como si es de gestión documental de sus activos digitales, Adea cuenta con la experiencia, la tecnología y los profesionales para convertirse el partner adecuado. Los servicios de Adea proporcionan la seguridad y confidencialidad que requieren las compañías, cubriendo todo el ciclo de vida de la información, digitalizándola y teniéndola ordenada y accesible para cuando se necesite y cómo se necesite.

Adea libera de estas tareas a las organizaciones, que no han de preocuparse ni por la infraestructura ni por la tecnología que hay detrás, disfrutando del acceso a su información como un servicio más. En consecuencia, se proporciona una mayor agilización de sus procesos administrativos, encontrando la información requerida en menos tiempo y de manera precisa.