Ventajas e impacto de la automatización de procesos en el sector legal
El sector legal es uno de los que maneja mayores volúmenes de información y que, sin embargo, no ha tenido una transformación digital tan rápida como han tenido otras áreas de actividad. Ya sea en los bufetes de abogados o en los mismos juzgados, la llegada del expediente judicial electrónico es compleja, pues ha de armarse con fuentes de información muy variadas que, en muchos casos, contienen información no estructurada. La tecnología RPA (Robotic Automation Process) es fundamental para responder a este desafío.
El impacto de la automatización de procesos en el sector legal
La captura, recopilación, indexación y análisis de las cantidades ingentes de documentos con los que se trabaja en el sector legal hacen inviable que se realice exclusivamente de manera manual. Tanto es así que buena parte del retraso que se arrastra en la Justicia viene, precisamente, por no haber abordado antes estrategias de automatización de procesos en el sector legal.
Abordar proyectos RPA en este gremio no solo es sinónimo de una mejora de la eficiencia y rapidez, sino que sirve para garantizar que no se comentan errores en procesos judiciales. Recabar toda la información necesaria sin que se pierda nada por el camino, cumpliendo plazos y con una completa trazabilidad y control de las versiones es posible, con la ventaja añadida de que no se sobrecarga al personal con estas tareas más mecánicas.
A la postre, en lo que a los bufetes se refiere, todo ello se traduce en un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles, recortes de gastos y una mayor satisfacción de los clientes. Del mismo modo y en el lado de la Administración de Justicia, apostar por esta automatización posibilita la eliminación de los cuellos de botella, brindando un mejor servicio a la ciudadanía.
Principales ventajas de una automatización de procesos exitosa
- Mejora en la productividad. Dados los elevados volúmenes de información que se manejan en el sector legal, automatizar buena parte de estos procesos impacta directamente en una mejora de la productividad. Los trabajadores se ven liberados de muchas tareas mecanizadas, pudiendo dedicar más tiempo a otras que requieren de su experiencia y aportan mayor valor añadido.
- Estandarización de actividades. Gracias a la automatización, el sector jurídico se beneficia directamente de una homogenización de procesos. En lugar de que cada trabajador realice determinadas tareas de un modo distinto, la definición de procesos para poder aplicar la tecnología RPA permite una estandarización de las actividades, mejorando su trazabilidad, auditoría y control de cada una de ellas.
- Automatización de contratos y comunicaciones. Una de las ventajas que presenta el sector legal a la hora de desplegar una estrategia de automatización de procesos es que la ley es igual para todos, encontrando muchos espacios comunes que permiten mayor estandarización. Este es el caso, por ejemplo, de la redacción de contratos, cuya estructura es muy similar y en los que en función de ciertos parámetros es posible introducir la personalización necesaria. En esta misma línea, los bots de RPA también simplifican el envío de correos electrónicos automáticos a clientes y proveedores.
- Reducción de riesgos. En un sector con tantas repercusiones, resulta crucial que la información que se maneja sea correcta y precisa. La automatización favorece la reducción de los errores humanos en los procesos, de manera que se minimicen los riesgos, tanto para los clientes como para los bufetes o la Administración en cuestiones como la facturación, cumplimiento de plazos, notificaciones, etc.
- Respuesta rápida clientes. Apostar por la automatización en el sector legal trae consigo una agilización de los procesos, lo que permite dar una respuesta más rápida a los clientes y, con ello, mejorar sus niveles de satisfacción. Gracias a esto, la retención y fidelidad de los clientes se mejora y, además, es posible atender a más clientes en menos tiempo, incrementando los volúmenes de facturación.
Nuevas tendencias y funcionalidades
Las tendencias en los últimos años en el sector legal revelan la incorporación de la Inteligencia Artificial (IA) y el Machine Learning (ML) en todas las estrategias de automatización de procesos. Los arbitrajes, litigios o las due diligence llevan aparejados el análisis de grandes volúmenes de información, y estas tecnologías permiten automatizar ese procesamiento masivo de información, garantizando que no se pase nada por alto. Aunque es cierto que cada vez se van implementando más funcionalidades de Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN), el sector legal tiene a su favor que el lenguaje empleado es muy técnico y reglado, lo que simplifica todavía más estos análisis exhaustivos de documentación.
Por otro lado, el control de diferentes documentos que componen un expediente y las firmas electrónicas que son necesarias para finalizar determinadas tareas resulta mucho más sencillo y en muchos bufetes ha sido la vía de entrada para la automatización. Con un sencillo check-list, los sistemas son capaces de recopilar todos los diferentes documentos y armar un expediente. Además, el sistema permite definir determinados KPIs de manera que resulte mucho más sencillo poder realizar controles de calidad de un modo desatendido, viendo de manera intuitiva informes de rendimiento que sirven para mejorar la toma de decisiones.
Asimismo, otra de las grandes ventajas de las nuevas plataformas de automatización es su naturaleza cloud, es decir, que se puede acceder a sus funcionalidades y a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya sea en el despacho, los juzgados o teletrabajando.
Servicio Automatización de procesos Adea
La tecnología de Adea dota a las organizaciones que desarrollan su actividad en el sector legal y jurídico de un plus de competitividad, dado que al tiempo que permite agilizar sus procesos acompañándolos de mayor eficiencia, también contribuye a generar espacios colaborativos estandarizando la información.
En un sector tan sensible como es el legal, a lo largo de los años Adea se ha convertido en un aliado que proporciona tranquilidad, pues el conocimiento que tienen sus profesionales de la casuística específica del sector y su tecnología de hiperautomatización permite desplegar una estrategia de gestión de información y procesos end-to-end ágil y escalable.
