Automatización de procesos: qué es y por qué tu empresa debería apostar por ella

Cualquier organización hoy en día, por mínima que sea su estructura, está sometida a una operativa diaria repleta de flujos de trabajo que se realizan de manera transversal por varios departamentos. Procesos que van desde el on-boarding de RR.HH., a las órdenes de compra, autorizaciones de viajes o pagos de dietas, sin olvidar la gestión de facturas, las cotizaciones de presupuestos o el envío de las órdenes de trabajo…

Todos estos procesos forman parte del engranaje de la compañía y han de funcionar correctamente para que el negocio no se detenga. Sin embargo, se trata de procesos cuya ejecución consume mucho tiempo y recursos, privando de ello a la generación de valor. Para resolver esta problemática surge la automatización.

Qué es la automatización de procesos

Gartner define la automatización de procesos de negocio como la automatización de funciones y procesos comerciales complejos más allá de las actividades convencionales de manipulación de datos y mantenimiento de registros. Para ello es preciso el uso de tecnologías avanzadas, desde RPA (Robotic Process Automation) a la Inteligencia Artificial (IA) o el aprendizaje automático (Machine Learning, ML).

No se debe confundir la automatización de procesos con RPA, dado que esta tecnología está al servicio de la primera para permitir realizar de manera desatendida tareas mucho más complejas, como la gestión y recopilación de archivos de datos o la conexión e integración de fuentes de datos y servicios, entre otras.

Beneficios más importantes de automatizar procesos

• Reducción de errores humanos. La sobrecarga de tareas rutinarias, especialmente cuando lo que se manejan son datos numéricos (fechas, referencias, cantidades, presupuestos…), es el mejor caldo de cultivo para que las personas cometamos errores, algo que cuando se está tramitando un pedido, por ejemplo, puede tener consecuencias fatales. Los bots nunca se cansan ni dejan de prestar atención al detalle, eliminando de la ecuación esa posibilidad de error e, incluso, enviando recordatorios cuando olvidamos completar alguna de nuestras tareas.
• Ahorro de tiempo y mayor eficiencia. Es un hecho que los bots y las reglas de negocio predeterminadas no tienen rival a la hora de realizar determinadas acciones mecánicas, como es nutrir una base de datos o ejecutar búsquedas de información en diferentes fuentes de datos. Con la incorporación de la IA y del procesamiento de lenguaje natural (NPL, por sus siglas en inglés) sus prestaciones todavía se amplían más.

• Eliminar tareas repetitivas a empleados. Especialmente las tareas manuales que primeramente se abordan en un proyecto de automatización de procesos acostumbran a ser las más pesadas, las que más detestan los empleados porque no suelen requerir de ninguna habilidad especial ni generan un valor añadido. Ahorrárselas con la automatización no solo les descargará de tiempo para invertirlo en iniciativas mucho más provechosas para la empresa y para ellos mismos, sino que aumentará su satisfacción y contribuirá a retener talento.
• Mayor agilidad operativa. Gracias a la estructuración de los procesos y a la unificación de la información, se eliminan los tradicionales cuellos de botella que se daban en las organizaciones, ralentizando la operativa. Con la automatización de procesos, los diferentes departamentos ven optimizado su día a día, pudiendo conocer cada una de las fases de estos procesos.

• Definición de prioridades. Estas prioridades se establecen por dos vías diferentes: en primer lugar, cuando se analizan y evalúan las tareas a automatizar y, en segundo, cuando descargado el empleado de esas acciones mecánicas se definen automáticamente las tareas en las que ha de centrarse primeramente, liberando el resto a medida que se cumplen aquellas. Además, esta definición de prioridades lleva aparejada una reducción de los costes, pues permite la identificación de gastos innecesarios.

• Control del rendimiento. Más allá de esa eliminación de procesos manuales, la automatización de procesos permite obtener una visión unificada de la organización pudiendo obtener KPIs (Key Performance Indicators), esto es, métricas con las que confeccionar y visualizar informes consolidados que ayudan a la toma de decisiones. Además, la automatización de procesos también es garantía de cumplimiento normativo, dado que incluso se pueden configurar reglas de negocio que verifiquen dicho compliance.
• Trazabilidad de los procesos. A la hora de automatizar un proceso es preciso detallar las fases que han de ir ejecutándose, de manera que la traza que deja en su realización es absoluta. Gracias a ello y a la unificación del acceso a toda la información, la monitorización y el rastreo se simplifican extraordinariamente, pudiendo identificar fácilmente el punto en el que, por ejemplo, se produjo una incidencia o desviación y allanando mucho el camino a cualquier auditoría.

Etapas de la gestión de procesos

Como se ha indicado, son muchos los beneficios que trae consigo la automatización, pero para obtenerlos es preciso un plan de acción que tenga muy en cuenta los errores que se cometen más comúnmente y que Gartner sitúa en tres áreas fundamentales: el enfoque, la implementación y el impacto. Para evitarlo es crucial seguir cuidadosamente cada una de las etapas de la gestión de procesos:

• Diseño del proceso. Lo primero que es necesario antes de siquiera pensar en desplegar cualquier tecnología es identificar las tareas y procesos que se pueden automatizar, determinando claramente los beneficios que se desprenderán de cada una de las automatizaciones proyectadas. Esta primera fase resulta esencial, porque construyendo un mapa de procesos podemos replantear la operativa interna o externa de nuestra organización creando, incluso, nuevos procesos para obtener eficiencias.
• Esta fase toma el relevo de la anterior, que se centraba más en clarificar funciones y metodologías, para incorporar las reglas de negocio que permitirán la automatización de los procesos contemplados en el mapeo previo. En esta fase se utilizan tecnologías como el software BPMS (Business Process Management Suite) y con ellas se sientan las bases de lo que posteriormente será la optimización.
• Ejecución. Es la hora de poner en marcha todo lo planificado y diseñado previamente, hacer que la automatización del proceso entre en producción descargando de esas tareas a nuestro personal.
• Monitorización. Esta fase es crucial, puesto que del seguimiento de la ejecución depende comprobar que todo funcione como cabía esperar y no se produzca ningún tipo de incidencia. La base del éxito de un proyecto de estas características es la confianza en que lo automatizado llega a buen puerto, pudiendo configurar alertas que den la alarma en caso contrario.
• Optimización. Fruto de la fase anterior, es posible no solo detectar esos posibles fallos en el diseño del flujo automatizado, sino identificar las áreas de mejora. Cuando estas se producen, en esta última fase y con la automatización ya en producción, es posible mejorar el funcionamiento con un rediseño, elevando así las cotas de eficiencia.

Servicio automatización de procesos Adea

Adea es una compañía especializada en el diseño y ejecución de proyectos de automatización de procesos. Gracias a las décadas de experiencia que suma, es capaz de combinar las tecnologías más vanguardistas para conseguir los mejores resultados que se alineen realmente con el negocio.

Su enfoque multidisciplinar involucra a todas las partes interesadas, enriqueciendo así el proyecto desde su primera fase de diseño hasta la optimización, al tiempo que combate la resistencia al cambio en su adopción. Prestando un cuidado extremo en las pruebas y monitorización de los flujos definidos y las reglas de negocio sobre los que se ejecutan, Adea cubre todo el ciclo, sin olvidarse de la fase de posproducción.