Consejos para mejorar la gestión documental en tu empresa

Todos los procesos de negocio y la toma de decisiones que afectan al mismo comparten un mismo pilar: la información. Sin embargo, que todos esos datos existan en la organización no es sinónimo de que se estén aprovechando. Para tal fin, es preciso tenerlos localizados, acceder, utilizarlos y compartirlos de un modo rápido y eficiente, algo que no se da en todos los casos.

Existen numerosos estudios que determinan que un empleado puede dedicar de media una hora al día de su jornada laboral buscando la información que precisa para realizar sus tareas. La solución para atajar esta problemática se encuentra en una adecuada estrategia de gestión documental.

A continuación, ofrecemos algunas recomendaciones para llegar a buen puerto en la gestión de la información.

Digitalización de documentos

Digitalizar los documentos que se encuentran en soporte papel es fundamental, incluso, los que las empresas están obligadas por ley a conservar durante años. Esta digitalización facilita extraordinariamente el acceso a la información y el trabajo colaborativo.

Con todo, quizás no sea necesario digitalizar todos los documentos de la empresa, pero revisar los archivos y determinar cuáles no merece la pena tener en formato electrónico –aunque sí localizados e indexados- puede acelerar el proceso y hacernos ganar capacidad de almacenamiento digital. En el caso de los documentos que no es necesario conservar en papel, la digitalización trae consigo ahorros y mejoras de eficiencia desde el minuto uno.

Entre los beneficios derivados de esta digitalización destacan:

• Ahorro de espacio: Disponer de los documentos en formato electrónico nos permite ahorrar mucho espacio de almacenamiento en la oficina y, con ello, una reducción de los costes.
• Seguridad: La digitalización nos aporta ese plus de tranquilidad que acompaña al saber de una copia de seguridad de cada documento, de modo que nunca se perderá la información.
• Acceso universal: La apuesta por plataformas en la nube permite el acceso más rápido a la información en cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo, con la ventaja añadida de aplicar políticas de seguridad que registren la trazabilidad y controlen los accesos por perfiles de usuarios.

Clasificación adecuada

Una de las claves para sacar todo el partido a la digitalización de la información y mejorar la gestión documental es realizar una clasificación adecuada de todos los archivos. Para ello, merece la pena sentarse con calma y analizar la estructura organizativa y los procesos dentro de nuestra organización.

En virtud de este análisis y del contenido de cada documento, el siguiente paso es categorizar los archivos de modo que la búsqueda posterior de cualquier información sea más rápida y eficiente. Esta clasificación, además, allana el camino para que la colaboración entre diferentes departamentos sea mucho más fluida, agilizando los procesos asociados, ya sea en marketing, ventas, servicio al cliente, etc.

Uso de los metadatos

Si realizar una clasificación adecuada de los documentos resulta esencial para que las búsquedas sean eficientes, hacer un buen uso de los metadatos no lo es menos. Los metadatos son datos que describen otros datos y son importantes porque sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos a lo largo de su ciclo de vida. Para entenderlo de un modo sencillo, los metadatos de un documento pueden recoger información acerca de su fecha de creación, tamaño del archivo, autor o una pequeña colección de palabras clave. No son estáticos, sino dinámicos, pues también recogen información sobre la última vez que se accedió o modificó, quién lo hizo, etc. siendo muy útil para la gestión de cambios y la administración de versiones.

Gracias a estos metadatos no sólo se optimiza la búsqueda y el análisis de la información, sino que impactan muy positivamente en otros procesos como:

• Estandarización de los documentos: A través de los metadatos es posible establecer una serie de criterios fijos para su identificación, de manera que se reduzca el riesgo a inconsistencias u otro tipo de errores.
• Reutilización e intercambio de datos: Especialmente, en aquellos documentos más densos, los metadatos pueden ayudarnos a interpretar mejor su contenido, incluso valorar su calidad y estimar si merece la pena usarlo.
• Recuperación: Los metadatos también proporcionan información que simplifica la recuperación de la información, ya sea proporcionando la persona de contacto, si existen restricciones de acceso, cómo localizar un documento específico de manera off-line…

Crear modelos de documentos

Dada la cantidad de tipos diferentes de documentos que maneja una empresa (nóminas, facturas, albaranes, órdenes de compra, etc.) si para cada uno de ellos se define un modelo, a modo de plantilla, todo el proceso de gestión documental se mejora notablemente. Esta optimización se percibe desde la misma creación del documento, puesto tan sólo variará el contenido pero no su estructura, que habrá sido previamente diseñada para simplificar el resto de la gestión documental.

Centralizar contenido

Uno de los errores más generalizados en el pasado en materia de gestión documental ha sido la construcción de silos de información que terminaban aislando unos departamentos de otros. El resultado era la pérdida de información en la toma de decisiones, duplicidades de documentos y unos procesos empresariales ralentizados. El mejor remedio para este mal es la centralización del contenido, de manera que toda la información se encuentre en un mismo punto, preservando la máxima de que lo que no está en el sistema, no existe.

Gracias a centralizar la información, la calidad de esta se optimiza, reduciendo el riesgo de errores humanos y simplificando el establecimiento de políticas de acceso que democratizan la información en las organizaciones.

Servicio de gestión documental y archivo de Adea

Los servicios y soluciones de gestión documental de Adea llevan décadas ayudando a las empresas a reducir los costes y el tiempo que dedican a la gestión de su información, con todas las salvaguardas de seguridad y cumplimiento normativo. Independientemente del canal de recepción o de su formato, la tecnología de Adea permite realizar una captura inteligente de la información en los procesos de digitalización, almacenando los documentos en un único Content Hub accesible desde cualquier lugar.

Gracias Adea, el acceso, gestión y compartición de la información en su organización no representará ningún problema, aliviándole además de las tareas más tediosas gracias a su tecnología de Inteligencia Artificial y automatización.