Automatización de procesos: claves para el éxito en su implementación
La automatización de tareas y procesos, a través de tecnologías como RPA (Robotic Process Automation), se ha convertido en un factor clave para mejorar la calidad, velocidad y productividad en las empresas. Por este motivo, la consultora independiente Gartner estima que para el año que viene el 90% de las grandes organizaciones a nivel mundial habrá adoptado alguna forma de RPA.
Con el tiempo, el interés por esta innovación está trascendiendo al sector tecnológico; de hecho, Gartner sostiene que para 2024 la mitad de los nuevos clientes de RPA pertenecerán a otros sectores. Poder automatizar tareas como la ejecución de pagos, la gestión de nóminas, la reposición de inventario, la digitalización de archivos o la contabilización de facturas, entre muchas otras, hace que se vislumbre un futuro muy prometedor para esta tecnología.
Tanto es así que las predicciones para 2022 de esta misma consultora indican que el 85% de sus clientes habrá dado el salto a la hiperautomatización, es decir, la RPA mejorada con la incorporación de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML), haciendo que los sistemas aprendan y mejoren por sí solos.
Un negocio muy prometedor
La pandemia de COVID-19 ha acelerado dramáticamente los procesos de transformación digital en la compañía, no solo por una cuestión de productividad, sino de supervivencia. Se estima que en 2020 la digitalización en el mundo empresarial fue mayor que la suma de los cinco años anteriores.
Dentro de esta oleada de digitalización, tecnologías como RPA han jugado un papel protagonista. Con la llegada del confinamiento y el imperativo de recurrir al teletrabajo, las tecnologías de automatización han permitido mejorar la productividad de los empleados, aliviando su carga de trabajo de tareas manuales y repetitivas.
Esta tendencia sigue al alza, y si el negocio de RPA en 2020 rondó los 480.000 millones de dólares, este año crecerá hasta los 532.000 millones, disparándose durante el próximo año hasta los 600.000 millones de dólares.
Equivocaciones más comunes en un proyecto RPA
A nivel mundial, el porcentaje de proyectos de automatización que fracasan se mueve en la horquilla del 30-50%. Las causas de esta alarmante estadística se pueden resumir en:
- Error en la identificación de tareas. Las cuatro grandes características de una tarea para que sea susceptible de ser automatizada son: Que sea manual, repetitiva, basada en reglas de negocio y que consuma muchos recursos, especialmente horas/persona.
- Desconexión entre Tecnología y Negocio. Es imprescindible establecer líneas claras de comunicación, alinear ambos mundos en el proyecto para sacarle el máximo partido en provecho de toda la organización.
- Expectativas poco realistas. En demasiadas ocasiones se prioriza el recorte de costes sobre el aumento de eficiencia o el aporte de mayor valor añadido por parte de los empleados a los que se libera de estas tediosas tareas.
- Mala gestión del cambio. Desde el principio, es básico hacer partícipes a los empleados sobre los beneficios que les aporta la automatización en su día a día. La RPA no reemplaza, sino que mejora procesos y permite al empleado desarrollar funciones mucho más estimulantes.
- Errores de integración. En los proyectos más avanzados de automatización, el bot ha de interactuar con diferentes sistemas tipo ERP, CRM, HRMS… extrayendo información de distintas fuentes y formatos. Si esta integración no se ha realizado correctamente, la automatización será fallida.
Receta para el éxito de la automatización
La automatización es un medio, no un fin. Esta es la premisa fundamental a seguir si se quiere alcanzar el éxito en una estrategia RPA. Estos son algunos pasos a seguir para llegar a buen puerto:
- Planificación estratégica. Resulta crucial establecer claramente las metas comerciales a las que queremos llegar y valorar si la automatización de determinados procesos nos ayuda en ese objetivo. No se trata de automatizar por automatizar, sino automatizar para mejorar.
- Comenzar de abajo a arriba. Adoptar una estrategia de automatización no ha de ser un proyecto big bang, sino que es un proceso paulatino en el que es recomendable comenzar por las tareas más simples y repetitivas para ir escalando a las más complejas.
- Proceso vivo. Un proyecto de RPA está en constante evolución, puesto que a medida que crecen los negocios se enfrentan a cambiantes dinámicas de mercado, nuevos marcos regulatorios o, sencillamente, innovaciones tecnológicas que extienden el alcance de la automatización y sus beneficios.
- Evaluaciones y control de calidad. Lo que no se mide, no se mejora. Establecer métricas y KPIs claros para cuantificar los beneficios que ha traído la automatización es imprescindible. Además, es importante realizarlo desde distintas ópticas (costes, eficiencia, agilidad…).
La tecnología está. Toca su adopción
En realidad, el futuro de la automatización ya está aquí. La hiperautomatización y la inteligencia cognitiva ya están siendo aplicadas para optimizar procesos y flujos de trabajo, incorporando para ello técnicas de IA, ML y procesamiento de lenguaje natural con el que, incluso, se contextualizan los procesos a automatizar. El quid de la cuestión no está en lo que puede hacer ya la tecnología como en cuánto tiempo su despliegue será masivo en las organizaciones de cualquier tamaño.
Por lo pronto, expertos en la materia como McKinsey afirman que las tecnologías actualmente probadas ya estarían en disposición de automatizar nada menos que el 45% de las tareas que realizan las personas, y que alrededor del 60% de todas las ocupaciones podrían ver el 30% o más de sus procesos automatizados.
Todo ello, además, con un retorno de la inversión de este tipo de proyectos que varía entre el 30% y el 200%, ya sea en ahorro de costes, mejora del cumplimiento normativo, optimización del servicio prestado al cliente, etc. Considerando que cada año el volumen de datos y de cargas de trabajo se incrementa alrededor de un 50%, las empresas habrán de apostar por la hiperautomatización si quieren aliviar ese estrés y no quedarse atrás frente a la competencia.
La experiencia de Adea
Adea cuenta con años de experiencia en proyectos de gestión de procesos de negocio. Este know-how es el que le permite aplicar las mejores prácticas, no solo en cuanto a la ejecución de una estrategia de automatización, sino muy especialmente en su diseño y planificación.
Adea acompaña a los clientes durante todo el ciclo de vida del proyecto, identificando los mejores procesos a los que aplicar tecnologías de RPA, IA o ML y, además, realizando una transición suave para gestionar mejor el cambio entre los empleados. No se trata de eliminar puestos de trabajo, sino de hacerlos más interesantes, más estimulantes, al tiempo que se mejora la eficiencia empresarial.