¿Qué es la firma digital y cómo impacta en la automatización de procesos?

La firma digital se ha convertido en una herramienta habitual, no solo en el ámbito empresarial, sino también en nuestro trato cotidiano con la Administración Pública. En esencia, es un identificador digital cifrado asociado a un certificado emitido por una autoridad acreditada para ello. Gracias a ella es posible realizar trámites con ciertas garantías:

• Autenticidad: identifica al firmante de manera inequívoca.
• Integridad: el contenido del documento no puede alterarse ni manipularse tras la firma.
• No repudio: el firmante no puede desentenderse de lo suscrito, pues queda vinculado a ello.

Aunque en este artículo hablaremos indistintamente de firma digital y firma electrónica, no son exactamente lo mismo, puesto que mientras la primera se basa en una tecnología criptográfica que aporta una serie de garantías, la segunda podría ser una firma manuscrita escaneada que, por ejemplo, no ofrezca ninguna seguridad de si el documento ha sido alterado después de firmado. Hecha esta apreciación, emplearemos coloquialmente ambas terminologías para referirnos a la firma digital.

Cómo funciona la firma digital

Cuando se firma digitalmente un documento entran en juego diferentes algoritmos, combinándose una clave pública y otra privada. El elemento esencial en todo el proceso es el certificado digital, que es el que contiene estas claves criptográficas con las que se identifica inequívocamente a su poseedor.

Estos certificados son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificación o Autoridades de Certificación, entre los que podemos encontrar a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica de la Generalitat Valenciana, la Agència Catalana de Certificació, la Dirección General de la Policía (cuando expide el DNI electrónico), etc.

Una vez que se cuenta con el certificado digital resulta muy sencillo firmar digitalmente, lo que podemos hacer de dos maneras:

• On-line: a través de un servicio de verificación y generación de firmas electrónicas, como puede ser VALIDe, la aplicación del Gobierno de España para ello.
• Off-line: sin necesidad de estar conectado a internet, se pueden firmar documentos con aplicaciones de firma electrónica o de ofimática.

Mediante la firma digital es posible agilizar un gran número de gestiones recurrentes sin necesidad de desplazarse para rubricar documentos legales. Ya sea un ciudadano, cliente o proveedor, la experiencia se ve notablemente mejorada, puesto que los trámites pueden realizarse desde cualquier dispositivo a cualquier hora, garantizando una mejor trazabilidad de lo firmado y eliminando el uso masivo de papel.

Tipos de firma digital

El uso de la firma electrónica se ha extendido internacionalmente y ya es posible operar con ella en todo el marco de la Unión Europea, así como en EEUU y buena parte de Latinoamérica. En España la base legal de la firma electrónica se recoge en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica y, en el caso europeo, por el Reglamento de la Unión Europea Nº 910/2014, conocido como eIDAS, que persigue contribuir a alcanzar el mercado único digital.

Dentro del marco legal común que establece el eIDAS para las firmas electrónicas en la UE, se contemplan tres tipos de firmas:

• Simple: Permite identificar digitalmente al firmante con sus datos, pero ofrece un escaso nivel de seguridad.
• Avanzada: Permite identificar al firmante de forma única con el documento electrónico y el posterior registro de firma y aceptación por parte del mismo, con el fin de evitar cualquier modificación posterior sobre el documento.
• Cualificada: comparte todas las características de la firma electrónica avanzada, pero se diferencia en que tiene que ser creada por un certificado electrónico que valida la identificación del firmante de forma inequívoca y que debe ser expedido por una Autoridad de Certificación, lo que repercute en que sea un método muy seguro y completo.

La puerta a la automatización de procesos sin papel

El impacto positivo de la firma digital en las organizaciones va mucho más allá de la rúbrica en sí, puesto que abre la puerta a todo un conjunto de mejoras en los procesos internos:

• Aumento de eficiencia. Gracias a las técnicas de RPA es posible establecer reglas mediante las cuales los envíos se realicen automáticamente para su firma según se vayan cumpliendo determinados hitos en un proceso. Una vez firmado y con ayuda de tecnologías de Inteligencia Artificial (IA), el sistema es capaz de comprobar de manera desatendida si se ha culminado correctamente el trámite, agilizando así su gestión.
• Desde cualquier lugar. La combinación del cloud computing con la firma digital permite que cualquier firma de documento se pueda realizar independientemente de la localización en la que se encuentre el firmante, en un entorno securizado y evitando el uso de medios como el correo electrónico para el envío de la información. En esta misma línea, toda la información queda almacenada en un repositorio común, sin que los archivos se muevan del lugar, respetando su ubicación original para disponer siempre de un fácil acceso.
• Control de los documentos. Relacionado de manera muy estrecha con los dos puntos anteriores, la centralización de todos los documentos en la nube no solo simplifica el control y acceso de los documentos por parte del personal autorizado para ello, sino que brinda la oportunidad de establecer flujos de trabajo automáticos para todo tipo de trámites: contratos, aprobaciones, pedidos, pagos, etc.

• Inmediatez y agilidad. En los casos en los que el tiempo apremia, ya sea porque vence un plazo o ante la posibilidad de que la ventana de oportunidad se cierre, poner al alcance del firmante la posibilidad de extender su rúbrica al instante a golpe de clic puede hacer ganar muchas operaciones.
• Reducción de errores. Uno de los errores más comunes en la firma de documentos extensos de varias páginas es que algún apartado quede sin rellenar, firmándose de forma incompleta y siendo delicada después su remediación. La firma digital permite automatizar que los documentos no se puedan firmar si no han sido completados debidamente todos los campos requeridos, evitando así este tipo de errores.
• Seguridad de la información. Tal y como se ha avanzado previamente, el uso de la firma digital cualificada impide que el documento se pueda alterar posteriormente, vinculando al firmante de forma única e intransferible mediante un certificado digital oficial. Además, gracias marcos jurídicos como eIDAS se garantiza la interoperabilidad entre países.
• Recogida de evidencias electrónicas. A diferencia de lo que sucedería con la firma manuscrita, la firma digital aporta una completa trazabilidad del acto jurídico que supone la firma de un documento con vinculación legal. Gracias a esta tecnología no solo es posible saber quién firmó, sino qué día y a qué hora, si se descargó el documento… de manera que en caso de producirse cualquier incidencia se dispone de evidencias electrónicas. En este mismo sentido, la gestión de expedientes se ve mejorada con una mayor visibilidad de los documentos que los integran.

Servicio de automatización de Adea

El aprovechamiento máximo de la firma digital se alcanza si previamente se ha sacado partido de la tecnología de automatización de procesos. A fin de cuentas, la firma digital, por lo general, es la culminación de un trámite u operación.

En este sentido, los más de 20 años de trayectoria en la gestión de procesos e información empresarial, así como la fácil incorporación de la firma digital en sus soluciones verticales y horizontales, convierten a Adea en un socio ideal para aprovechar esta tecnología.

Mediante su plataforma tecnológica y su equipo de especialistas, Adea proporciona la gestión end-to-end de los documentos y contenidos de cualquier organización, optimizando sus flujos de información con un cuidado diseño de procesos en el que se incluye la firma digital.