Gestión de facturas de proveedores: beneficios de la automatización

La gestión de las facturas de proveedores, también conocida en los departamentos de Contabilidad como las Cuentas a Pagar, se ha convertido en un área que puede marcar la diferencia en la cuenta de resultados de una organización. Si años atrás ya se percibía cómo las empresas estaban apostando por una digitalización de este proceso, tras los efectos de la pandemia, se ha intensificado.

Este fenómeno no sorprende, dado que la necesidad de responder de una manera más ágil y, en muchos casos, de modo remoto, ha propiciado que la demanda de los servicios de gestión automatizada de facturas de proveedores se haya disparado. La incertidumbre que se vive en los mercados, los problemas en la cadena de suministros y el entorno económico sujetos a constantes cambios demandan cada vez más una decidida apuesta por la automatización de este tipo de procesos. Es un pilar más de la transformación digital de cualquier organización.

Por qué automatizar la gestión de facturas de proveedores

Cuando se emprende una estrategia de gestión automatizada de las Cuentas a Pagar, los beneficios de la misma no tardan en notarse:

• Control de facturas y trazabilidad: Un flujo de facturas automatizado no solo evita que se extravíen documentos o se produzcan duplicados, sino que permite que se cumplan los pagos en los plazos establecidos, saltando automáticamente alarmas antes de que se pueda producir una penalización por un retraso. Este aumento del control interno de las facturas también permite una mejor clasificación de la información, simplificando su compartición cuando sea necesaria.
• Reducir los errores de documentos: La mayor parte de los errores de gestión tienen su causa en la intervención manual, cuya eficacia a veces se ve menguada por la carga de trabajo de este tipo de tareas repetitivas. Mediante la automatización de la gestión de las facturas se reduce drásticamente esta tasa de errores –hasta en un 99%–, al tiempo que se refleja todo el histórico del trámite, simplificando la realización de cualquier auditoría.
• Mayor rapidez en la gestión de las facturas. Hablar de una gestión de las facturas de proveedores más rápida y eficaz es hablar de una mejora drástica en el departamento de Finanzas. La automatización puede llegar a reducir el tiempo de gestión de las facturas hasta en cinco días, favoreciendo de este modo el flujo de dinero en caja.

• Mejor planificación de presupuestos. Tal y como se avanzaba en el punto anterior, gracias a la automatización del proceso de facturación el área de Finanzas cuenta con más herramientas para gestionar y planificar sus presupuestos. La visión que se obtiene de los gastos es de 360º, con un dibujo completo de todo el ciclo de vida de las Cuentas a Pagar, favoreciendo una mejor analítica y una toma de decisiones basadas en datos que permite una mejor negociación con los proveedores. En esencia, se favorece una relación mucho más estratégica con estos.
• Reducción en el uso de papel. Entramos de pleno en la era del paperless, es decir, de una reducción significativa del uso del papel, con lo que ello conlleva en términos de costes asociados y de protección al medio ambiente. El hecho de disponer de la gestión automatizada de las Cuentas a Pagar ha sido de extraordinaria utilidad durante la pandemia, en la que hubo meses de confinamiento en los que únicamente era posible el teletrabajo, accediendo a las facturas desde cualquier lugar y dispositivo.
• Cumplimiento de la normativa. La actividad de muchas empresas está regulada de manera muy exhaustiva, con plazos y condicionantes muy marcados. Disponer del flujo de facturas a proveedores automatizados facilita el cumplimiento de esta normativa, fijándolo en las reglas de negocio sobre las que se levanta la automatización.
• Reducción de los costes y generación de valor. La reducción de los plazos de pago y una mejor situación de partida para negociar precios con proveedores, la eliminación de las penalizaciones por impagos o retrasos, el menor consumo de papel… son beneficios que apuntan directamente a las cuentas de la empresa, permitiendo disfrutar de importantes ahorros de costes. Por si esto no fuera poco, descargar a las plantillas de estas tediosas tareas, al tiempo que mejora la experiencia del empleado también le abre la puerta a ocuparse de tareas que aportan mayor valor añadido a la organización.

En qué consiste la automatización de las Cuentas a Pagar

El proceso de la automatización de las Cuentas a Pagar puede estructurarse en cinco fases fundamentales:

• Solicitud del pedido. Este es el primer paso, es decir, efectuar la compra. Lo primero para poder hacerlo es saber si se dispone de presupuesto suficiente y, de tenerlo, comparar diferentes ofertas (salvo que ya contemos con un proveedor habitual). Es entonces y no antes cuando se materializa la operación. Durante la misma y en función del volumen, se negocian con el proveedor plazos, descuentos, condiciones ventajosas por pronto pago, etc.
• Validación producto/servicio. Una vez que llega el producto o se presta el servicio, la empresa ha de validar que este cumple con lo pactado, tanto en características como en plazos de entrega, etc., algo que en gran medida puede realizarse de manera desatendida. En este punto se obtiene la factura, que entra en el sistema y, de cumplirse todo lo negociado anteriormente, se aprueba.
• Registro de la operación. Aprobada la factura, el siguiente paso es su registro y pago en el plazo pactado. La automatización del flujo permite que se cumplan estos pagos y, además, que se detecten aquellas facturas que no hayan completado el proceso automatizado, de manera que se resuelva cualquier incidencia antes de entrar en conflicto con un proveedor.
• Recopilación y uso de los datos. Cuando se paga una factura no termina su procesamiento. El proceso de facturación da lugar a un informe que resume todos los datos de la factura y la operación llevada a cabo, archivándose en el sistema de Cuentas a Pagar o en el ERP para mantener un registro histórico de pagos con objeto de consultas o auditorías futuras.

Por qué Adea es tu socio para automatizar las Cuentas a Pagar

Adea dispone de equipos especializados en la automatización de la gestión de las facturas de proveedores. Su know-how le permite diseñar los mejores procesos para ganar en eficiencia, dotándolos de unos niveles de automatización en los que se vuelcan las mejores prácticas adquiridas durante más de dos décadas de experiencia.

Externalizar la automatización de la gestión de facturas de proveedores con Adea reporta una optimización de la flexibilidad y la eficiencia a las organizaciones, así como una reducción de los costes como resultado de la mejora de todo el ciclo de vida del proceso, desde que se realiza el pedido hasta que se registra toda la operación en el histórico de la compañía, todo ello ajustándose a la normativa existente y adaptándose dinámicamente a los cambios que pudieran producirse en esta.