Post-COVID: Gestión Documental para Procedimientos Concursales
Uno de los efectos más graves de la pandemia como resultado del confinamiento y del parón en la actividad empresarial, ha sido el impacto económico en las familias y en las empresas, provocando una de las mayores crisis económicas que se conocen.
Como resultado de esta grave situación, se prevé que el cierre de negocios y empresas se triplique en 2020 respecto de años anteriores a esta crisis, e incluso continúe en 2021.
La salida para muchos de estos expedientes de quiebra no es otra que el procedimiento concursal.
¿Qué es el procedimiento concursal?
El procedimiento concursal es aquel que se inicia cuando una persona física o jurídica entra en situación de insolvencia actual o inminente, no pudiendo hacer frente a sus deudas. Tiene como objetivo negociar y llegar a un acuerdo entre acreedores y deudor. De la gestión de estos procedimientos se encarga la figura del Administrador Concursal.
¿En qué consiste la labor del Administrador Concursal?
Su trabajo consiste en analizar, evaluar y comprobar que la empresa declara en concurso cumpliendo con todas las formalidades exigidas por ley. Además, se encarga de examinar el inventario de la compañía y relacionarlo con los créditos de sus acreedores.
La figura del administrador concursal es importante y delicada ya que debe de ser imparcial. Es decir, no representa únicamente los intereses del deudor o de los acreedores. Su labor es la de encontrar la mejor solución para ambas partes y siempre bajo la supervisión de un juez.
¿Quién puede iniciar el procedimiento concursal?
Están legitimados para solicitar el concurso necesario el deudor, en cuyo caso se denomina concurso voluntario y será el propio deudor quien deberá justificar su endeudamiento, y cualquiera de sus acreedores.
¿En qué consiste el procedimiento concursal?
El procedimiento concursal se contiene en la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal, y consta de tres fases diferenciadas, en principio sucesivas:
- Declaración de concurso
- Fase común para la determinación de las masas activa y pasiva
- Solución o salida del concurso, ya sea vía convenio o liquidación
¿Cuáles son las secciones en las que se divide el concurso?
El procedimiento de concurso está dividido en seis secciones en cada una de las cuales, se ordenan las actuaciones de cada una de ellas, pudiéndose abrir cuantas piezas separadas sean necesarias o convenientes:
En concreto, las secciones que refiere el artículo 183 de la Ley Concursal22/2003 son las siguientes:
- 1. La sección primera comprende lo relativo a la declaración de concurso, a las medidas cautelares, a la resolución final de la fase común, a la conclusión y, en su caso, a la reapertura del concurso.
- 2. La sección segunda comprenderá todo lo relativo a la administración concursal del concurso, al nombramiento y al estatuto de los administradores concursales, a la determinación de sus facultades y a su ejercicio, a la rendición de cuentas y, en su caso, a la responsabilidad de los administradores concursales.
- 3. La sección tercera comprenderá lo relativo a la determinación de la masa activa, a las autorizaciones para la enajenación de bienes y derechos de la masa activa, a la sustanciación, decisión y ejecución de las acciones de reintegración y de reducción, y a las deudas de la masa.
- 4. La sección cuarta comprenderá lo relativo a la determinación de la masa pasiva, a la comunicación, reconocimiento, graduación y clasificación de créditos concursales y al pago de los acreedores. En esta sección se incluirán también, en pieza separada, los juicios declarativos contra el deudor que se hubieran acumulado al concurso de acreedores y las ejecuciones que se inicien o reanuden contra el concursado.
- 5. La sección quinta comprenderá lo relativo al convenio y a la liquidación, incluidos el convenio anticipado y la liquidación anticipada.
- 6. La sección sexta comprenderá lo relativo a la calificación del concurso y a sus efectos.
La importancia de una gestión documental en el procedimiento concursal
Como se deduce del punto anterior, desde la declaración de concurso hasta la fase final, convenio y liquidación, hablamos de un proceso intensivo en el uso de documentación administrativa, tanto física, en papel, como digital, ya que desde el principio, con la presentación de evidencias administrativas en la declaración (pedidos, albaranes, facturas, patrimoniales) y los procedimientos posteriores es necesario gestionar, y posteriormente custodiar durante los plazos que estipula la ley, una gran cantidad de documentos para poder llevar a cabo el procedimiento con todas las garantías.
¿Cómo ayuda AdeA a los Administradores Concursales?
AdeA presta servicios de gestión y custodia documental al colectivo de Administradores Concursales desde hace 20 años.
Varios son los servicios de los que se beneficia el administrador concursal.
En primer lugar hay que tener en cuenta que el cierre de una empresa o negocio implica, en muchos casos, el cierre de los locales y/o la sede social y en esos casos la primera acción que delegan en AdeA los administradores concursales es recoger y poner a buen recaudo toda la documentación de la sociedad objeto del procedimiento para asegurar su conservación y disponibilidad.
“Generalmente el administrador concursal ya conoce AdeA y contacta con nosotros por teléfono o a través de nuestra página web, e inmediatamente asignamos la petición a un consultor que se encarga de evaluar y presupuestar los trabajos de recogida, transporte y custodia de la documentación a conservar.”
“El proceso de evaluación es rápido ya que hay mucha experiencia en este tipo de proyectos y generalmente en 24 horas podemos presentar al administrador una solución llave en mano y un presupuesto para los trabajos. De esta manera el administrador puede tomar una decisión con rapidez. En AdeA nos encargamos del resto.”
“En AdeA contamos con los recursos necesarios: consultores comerciales con dilatada experiencia en estos casos, documentalistas para inventariar cuidadosamente la documentación, transportistas, contenedores y vehículos seguros para los traslados así como centros de custodia con la capacidad y tecnología adecuadas para llevar a cabo los trabajos con total garantía.”
“Otro aspecto fundamental de este servicio es que a lo largo del proceso y en caso de reapertura del procedimiento el administrador siempre puede solicitar acceso a la documentación en caso necesario.”
Respecto del compromiso de servicio, es muy frecuente que los administradores dejen todo bien atado, pagando incluso por anticipado el servicio completo incluida la recogida, la custodia y destrucción confidencial de los documentos al final del ciclo de custodia, firmando incluso la autorización de destrucción confidencial para una fecha concreta.
“Tenemos que tener en cuenta que los periodos de custodia son de largo plazo, normalmente 10 años o más y en un periodo tan largo pueden ocurrir muchas cosas, como que se jubile el administrador concursal asignado al procedimiento”.
¿Qué ocurre una vez concluido el procedimiento y pasados los años de custodia requeridos por el administrador?
“Para cuando llega ese momento AdeA siempre propone incluir en el contrato de servicios una provisión que recoja los acuerdos de servicio con el administrador concursal una vez llega la fecha de vencimiento de la custodia y que son específicos para cada procedimiento. Al estar por escrito, llegada la fecha AdeA cumple escrupulosamente con el acuerdo recogido en dicho contrato. Lo habitual es comunicar al administrador concursal, por escrito y de forma anticipada, el final del periodo de custodia por si fuera necesario ampliarlo, y de no requerirse una ampliación lo más frecuente es que el administrador autorice a proceder con la destrucción confidencial de la documentación y una vez realizada emitimos el correspondiente certificado de destrucción confidencial. Otras veces, aunque es poco frecuente, los administradores optan por llevar a cabo una digitalización selectiva o completa de la documentación en custodia para salvaguardar una copia en formato digital antes de proceder con la destrucción confidencial”
Lo fundamental es que, sea cual sea su necesidad, AdeA siempre tiene una solución para los administradores concursales.
Si es Ud Administrador Concursal y necesita un solución a sus necesidades de gestión y custodia documental, no deje de contactar con AdeA en la siguiente dirección de correo electrónico: info@adea.es indicando en el Asunto: el motivo de su petición y nos pondremos en contacto con Ud.
