Pasos para identificar si se puede automatizar un proceso con RPA

En muchas organizaciones, buena parte de sus empleados invierten más del 25% de su tiempo durante la jornada laboral en realizar tareas manuales y repetitivas, muchas de ellas dirigidas a recopilar información e introducirla en los sistemas informáticos. Además de reducir los ratios de productividad por empleado, esta situación termina desincentivando a la plantilla, que no puede explotar todo su potencial. Según un informe del McKinsey Global Institute, en cerca del 60% de las ocupaciones, al menos un tercio de sus actividades podría automatizarse.

Introducción al concepto RPA

La tecnología RPA (Robotic Process Automation) se basa en un software capaz de realizar tareas basadas en reglas de un modo totalmente desatendido. Los llamados bots de RPA se combinan con la Inteligencia Artificial (IA) y el aprendizaje automático (Machine Learning) logrando optimizar la operativa empresarial.

Con una sencilla implementación y unos costes muy reducidos, la tecnología RPA no requiere de software personalizado ni una ardua integración de sistemas. Aplicada a los procesos adecuados y debidamente configurados, los bots de software pueden incrementar la productividad de un equipo entre un 35% y un 50%.

Pasos clave para identificar procesos automatizables

Una de las máximas de un proceso automatizado es que se puede anticipar, es predecible y, como tal, responde a una regla de negocio. Se trata de un proceso en el que la interpretación no tiene cabida, ejecutándose en base a un conjunto de parámetros objetivos que, por lo general, tiende a repetirse en el tiempo. Nos referimos a procesos estables con unas métricas muy específicas.

• Trabajo manual. A pesar de que, como veíamos en el punto anterior, muchas de estas tareas responden a un trabajo mecánico, sistemático y altamente reiterativo, con frecuencia son realizadas de manera manual por personal cuya cualificación se está desaprovechando. Automatizar un proceso con tecnología RPA permite liberar a esa parte de la plantilla de estos trabajos tediosos, sacando el máximo partido a un talento que cada vez resulta más complicado de captar para que aporte más valor añadido a la organización. Asimismo, otra ventaja añadida asociada a los robots RPA es su capacidad para trabajar 24x7x365, sin acusar agotamiento.
• Procesos simples sin excepciones habituales. Si bien es cierto que, dado el carácter de predictibilidad, una buena estrategia de procesos automatizados debería comenzar por los más simples, ello no implica necesariamente que tengamos que quedarnos ahí. Ir de menos a más es un planteamiento muy adecuado, iniciando la automatización por aquellas tareas en cuya ejecución no existan excepciones habituales. Sin embargo, los algoritmos que gobiernan la automatización pueden ir volviéndose más complejos a medida que ganemos experiencia, siendo capaces de automatizar procesos en los que intervienen múltiples factores condicionantes que pueden derivar la acción en una u otra dirección.

• Consumo de recursos. Con demasiada frecuencia se cae en el error de pensar que la automatización de procesos se justifica por una búsqueda de ahorros sustanciales de costes o por el hecho de que la tarea a automatizar cuenta con alto volumen transaccional. Sin embargo, no siempre es así; en ocasiones basta con que el procesamiento consuma una elevada cantidad de recursos, ya se deba a la cantidad de tiempo que requiere o al número de personas o sistemas que se precisa que participe, lo que eleva el riesgo de errores humanos que, lejos de ahorrar, pueden incrementar los costes.
• Reducción de errores. Tal y como avanzábamos en el punto anterior, los errores humanos en las tareas que se ejecutan manualmente pueden traer consigo consecuencias indeseadas. A diferencia de una persona, un bot no acusa fatiga ni pérdida de atención, de manera que minimiza riesgos y se convierte en una fuerza laboral constante. Sin embargo, es importante ser extremadamente cuidadosos en la programación de los bots, evitando sesgos, pues de no serlo, lo que conseguiremos a través de RPA es replicar automáticamente una serie de errores. Por este motivo, nunca está de más la verificación de los procesos automatizados.

Ejemplos de procesos que se pueden automatizar

• Atención al cliente y servicio post-venta. La automatización de procesos está cobrando mucho peso en este campo, pues incrementa notablemente la satisfacción de los clientes y descarga a los departamentos de soporte. La tecnología RPA reduce drásticamente los tiempos de espera y, por tanto, de resolución de incidencias.
• Gestión de facturas. Procesarlas no aporta un especial valor añadido a la organización y, sin embargo, se trata de una tarea crítica para cualquier empresa. En cambio, el hecho de recibir las facturas en diversos formatos (papel, PDF, Word…) obliga en muchas ocasiones a introducir los datos de manera manual. Gracias a la tecnología RPA, en combinación con OCR, es posible automatizar tanto la entrada de estos datos como realizar otras tareas asociadas, como la reconciliación de errores.
• Conciliación contable. Verificar la exactitud de los registros y los saldos en diferentes tipos de documentos contables es esencial para las empresas. Los bots de RPA permiten automatizar la extracción de datos de múltiples fuentes de documentación, de extractos bancarios a facturas, acelerando y simplificando el proceso.

• Gestión de órdenes de compra/venta. Además de la complejidad que comparte con el procesamiento de facturas, esta gestión también incorpora una dificultad añadida: la participación de diferentes sistemas de gestión, como pueden ser CRM, ERP u otros software de contabilidad. Con el fin de agilizar el proceso y evitar errores comunes como la duplicación de datos, la mejor solución es optar por RPA, que es capaz de gestionar de manera desatendida la entrada de pedidos, cruzar referencias, etc.
• Gestión de nóminas. El procesamiento de las nóminas a finales de mes es una tarea que se repite periódicamente exactamente del mismo modo. A pesar de que está sujeto a una serie de requisitos legales, resulta muy sencillo incorporarlo al bot que automatice el proceso. En los casos más complejos, como en los que varían el número de horas extra, también es posible establecer reglas que lo procesen sin necesidad de intervención humana.
• Onboarding digital. La incorporación de nuevos empleados entraña una serie de procesos, tanto desde el punto de vista legal (contrato), como de recursos humanos (pack de bienvenida, formación…) o, incluso, del área de Tecnologías de la Información (creación de cuentas de usuario, dirección de correo electrónico…), que pueden ser fácilmente automatizados.

Herramienta RPA de Adea

Adea cuenta con una amplia experiencia en el campo de la automatización de procesos. Con soluciones basadas tanto en tecnología propia como apoyándose en partners de primera fila, la compañía es capaz de desarrollar soluciones a medida extremo a extremo para adaptarse como un guante a las necesidades concretas de cada negocio.

Desde la identificación de procesos y configuración del workflow, a la implementación de la tecnología RPA y su supervisión, Adea cubre todas las áreas de la organización, integrando tecnología de firma digital para abrir el abanico de posibilidades con total validez legal.