IDP: Procesamiento inteligente de documentos
Los datos son la savia para cualquier negocio; sin embargo, convertir en información útil todo el caudal de documentos y ficheros que llega a una empresa no es tarea fácil y marca la diferencia a la hora de competir. No son pocas las empresas que renuncian a utilizar la información valiosa que aportan los datos no estructurados que reciben o que, para poder hacerlo, recurren a la extracción manual de estos datos.
Esta extracción manual ya no debería ser una opción para las organizaciones porque, incluso para las de menor tamaño, que manejan un volumen más pequeño de documentación, termina siendo ineficiente. Afortunadamente, la tecnología brinda otras alternativas.
En qué consiste el Procesamiento Inteligente de Documentos
La extracción de información ha evolucionado muy rápidamente en los últimos años, llegando a converger diferentes tecnologías que presentan diferencias entre sí:
- OCR (Optical Character Recognition). El reconocimiento óptico de caracteres, en esencia, convierte un texto escaneado como imagen en un archivo con texto legible por una máquina. Aunque hace años supuso un paso de gigantes respecto a la extracción manual de datos, presenta limitaciones funcionales, especialmente cuando los documentos no se basan en plantillas simples o presentan variaciones en el diseño. Además, no puede extraer ningún contexto de los datos extraídos ni es adecuado para documentos no estructurados y semiestructurados o escritos a mano.
- RPA (Robotic Process Automation). Los bots de software suponen un avance respecto al OCR, pues permiten automatizar tareas como la captura de información para procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas o comunicarse con otros sistemas informáticos. Sin embargo, comparte con OCR una limitación: es muy eficaz cuando los datos están disponibles en un formato estructurado con poca o ninguna variación, pero las reglas en las que se basa para su desempeño son extremadamente sensibles a cualquier cambio en la estructura del contenido de entrada. Esto deriva en que se requiera un mayor esfuerzo para mantener y escalar estos.
- IDP (Intelligent Document Processing). A diferencia del OCR, el procesamiento inteligente de documentos permite la captura de información a partir de documentos estructurados, semiestructurados y no estructurados, que pueden ir desde texto de correo electrónico a PDF o diferentes documentos escaneados que no están sujetos a ninguna plantilla. Gracias a la incorporación de tecnologías como la Inteligencia Artificial y el Deep Learning, el IPD clasifica y extrae los datos relevantes para su posterior procesamiento, mejorando notablemente el proceso, llegando, incluso, a validar la información y presentarla en el formato estructurado deseado. Gracias a la IA, un sistema IDP aprende continuamente de los datos sin ninguna intervención humana o configuración de reglas en el sistema.
Casos de uso más comunes
- Captura y extracción de datos. Gracias a los algoritmos y a su capacidad de aprendizaje continuo, el IDP es capaz de extraer información de forma inteligente a partir de una imagen escaneada. Dicho de otro modo, no es necesario que los datos estén estructurados en formatos CSV, XML, JSON… sino que es capaz de identificar datos específicos entre datos no estructurados, como un número de pedido en un albarán. En tareas específicas como el procesamiento de hipotecas o facturas resulta especialmente útil, minimizando los errores y agilizando la gestión.
- Clasificación y verificación. Entre las tecnologías de IA que emplea el IDP se encuentra el Procesamiento de Lenguaje Natural (PNL por sus siglas en inglés), gracias al cual determinado contenido se correlaciona con categorías existentes y permite la clasificación y verificación de la información. Si el sistema escanea un documento, gracias a los algoritmos es capaz de reconocer automáticamente que se trata de un recibo y no una nómina, por ejemplo. Gracias a esta capacidad de verificación, el IDP se ha convertido en un aliado de la lucha contra el fraude reduciendo el número de transacciones financieras ilegales.
- Anonimización de datos. Cuando se procesan determinados archivos, como pueden ser tarjetas de crédito, informes médicos, etc. es posible que en función del propósito final de esa captura de información no sea necesario recopilar la información sensible, como son los datos de carácter personal. El procesamiento inteligente de información es capaz de identificar esos datos automáticamente y anonimizarlos, preservando la privacidad y cumpliendo con la legislación vigente como el RGPD.
- Incorporación de clientes. Especialmente en sectores como el financiero, el IDP resulta especialmente útil para llevar a cabo lo que se conoce como procesos KYC (Know Your Customer), que básicamente consisten en verificar que el cliente es quien dice ser para así darle acceso a determinados productos y servicios. Para ello el sistema procesa documentos de identificación como el DNI, pasaporte o el carné de conducir, entre otros.
Ventajas del uso de IDP
- Reducción del tiempo de procesamiento. La velocidad con que un sistema IDP es capaz de procesar los datos dista mucho de los procesos manuales que hasta hace muy poco tiempo estaban instaurados en las organizaciones. Se calcula que puede llegar a suponer ahorros de tiempo del 90%, pasando de varios minutos en clasificar y extraer información a tan solo unos pocos segundos.
- Aumento de la productividad. A la velocidad con que se produce el procesamiento inteligente de datos se suma, además, la capacidad de esta tecnología para asumir enormes volúmenes de datos, haciéndolo 24×7. Como consecuencia, los ratios de productividad se disparan en las empresas, pues todos los procesos dependientes de esta extracción y clasificación de información se agilizan. En esta misma línea, liberar a los empleados de estas tareas también contribuye a desempeñar funciones de mayor valor añadido para la organización.
- Precisión. Como en la realización de cualquier tarea repetitiva que llega a resultar la tediosa, la fatiga termina haciendo acto de presencia y, con ella, aumenta la propensión a cometer errores cuyas consecuencias son exponenciales cuando hablamos de manejar información para otros procesos. El procesamiento inteligente de datos arroja hasta un 99% de precisión en estas tareas, sin caer en la fatiga y, por el contrario, en constante mejora gracias a su funcionalidad de aprendizaje automático.
- Mejora la seguridad. Cómo hemos apuntado en los casos de uso, las funcionalidades de IA adicionales que distinguen a IPD de OCR o RPA permiten al sistema garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales, al tiempo que su capacidad de verificación de información se ha convertido en un instrumento clave en procesos de KYC y contra el blanqueo de capital (AML, por sus siglas en inglés).
- Un sistema IDP es capaz de gestionar y procesar grandes volúmenes de datos sin necesidad de incrementar los recursos ni contratar más personal. Esta capacidad no solo es útil a la hora de afrontar una estrategia de crecimiento y expansión empresarial, sino también en los picos estacionales que tienen algunos negocios, como los de retail, por ejemplo, durante el Black Friday o las Navidades.
- Ahorro de costes. Aunque los beneficios económicos más importantes vienen derivados del incremento de la productividad y el ahorro y liberación de tiempo de los empleados, la tecnología IDP trae consigo un retorno de la inversión prácticamente inmediato. Lógicamente resulta mucho más barato que la extracción manual, pero también que recurrir al OCR o la RPA, con la ventaja añadida de que es capaz de tratar datos no estructurados, que al fin y al cabo son casi el 80% de los que maneja una empresa.
Servicios de Adea
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A través de sus soluciones y con ayuda de la Inteligencia Artificial, esta información se integra en los sistemas y procesos automatizados de la empresa para poder aprovechar toda su riqueza. Empresas de sectores para los que la información es tan crítica como en Banca, Sanidad, Administración Pública o Utilities, entre otros, ya se han beneficiado de los servicios de Adea.