La apuesta por un proveedor end-to-end

Históricamente, la gestión documental ha ocupado un lugar de especial relevancia en cualquier organización, incluso en aquellos casos en los que no se le prestaba la debida atención. A fin de cuentas, en los documentos a gestionar (facturas, pedidos, albaranes, contratos…) queda reflejada toda la actividad de negocio.

Las organizaciones más avanzadas disponían de un sistema organizado de gestión, mientras que el resto terminaba sumido en cierto caos administrativo. A día de hoy, sucede exactamente lo mismo: la diferencia respecto al pasado es que, si bien décadas atrás toda la documentación descansaba en soporte papel, en la actualidad se combina con la digitalización, lo que alivia el proceso pero no por ello le resta importancia.

Se ha pasado de un modelo en el que se archivaban y movían grandes volúmenes de papel, a otro en el que los documentos electrónicos han cobrado mayor protagonismo, combinándose con el mundo analógico: es el salto de una gestión más logística a otra más tecnológica y compleja que cada vez demanda mayor especialización en innovaciones como la automatización (RPA) o la Inteligencia Artificial (IA).

El papel no se va

A pesar de que existen alternativas como la digitalización certificada, la mayor parte de las empresas conservan un elevado porcentaje de su documentación en soporte papel. Se trata de información de naturaleza comercial, contable y tributaria que no solo se almacena con fines de gestión interna, sino por una mera cuestión de cumplimiento normativo con la legislación vigente.

Especialmente en los casos en los que se manejan grandes volúmenes de información (lo que no está ligado necesariamente al tamaño de la empresa), los servicios de carácter más logístico no desaparecen en la gestión documental, recurriendo a terceras empresas para esta custodia documental:

• Recogida y custodia de documentos. La empresa recoge periódicamente la documentación, trasladándola con total garantía de confidencialidad a sus instalaciones, especialmente preparadas para tal efecto (contra robos, incendios, plagas…). Los ahorros, respecto a si el cliente tuviera que acondicionar sus propias instalaciones, saltan a la vista.
• Clasificación y tratamiento de la información. El proveedor indexa toda la documentación mediante un sistema de códigos identificativos, de manera que se preserva su integridad y privacidad, permitiendo la rápida localización de información cuando sea requerida.
• Seguridad y control de acceso de la información. Un buen servicio de custodia documental no solo simplifica el acceso a la información –al clasificar de un modo más eficiente-, sino que además garantiza que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a determinada información sensible.
• Destrucción certificada. Aunque se trate la fase final de todo el proceso, la destrucción de documentos que ya no es necesario conservar es crucial. Mediante la destrucción certificada, no solo de documentos en soporte papel, sino también en soporte magnético, se evitan fugas de información, se centraliza la destrucción de los documentos y se protege la continuidad de negocio salvaguardándolo de riesgos como el espionaje industrial o empresarial.

El salto a la digitalización

De manera paralela a la conservación de documentos en soporte papel, las organizaciones apuestan cada vez más por la digitalización de su información, especialmente de aquella que les es necesaria en el día a día. Además de fomentar el respeto por el medio ambiente al reducir el consumo de papel, las empresas ganan en agilidad al universalizar el acceso a la información de un modo rápido, sencillo e intuitivo.

Sin embargo, para llegar a este estadio es preciso contar con la tecnología y los conocimientos necesarios, algo que no está al alcance de cualquier organización. Por este motivo, confiar también para esta tarea en una empresa especializada puede reportar importantes ventajas, no solo en cuestión de ahorro de tiempo y dinero, sino de efectividad, pues se accede así a un mayor know-how y experiencia. Entre los servicios de valor añadido que pueden proporcionar estas empresas destacan:

• Captura inteligente de información. Gracias a la incorporación de la tecnología de Inteligencia Artificial (IA) y aprendizaje automático (Machine Learning, ML), la digitalización de la información ha pasado de ser un mero escaneo y OCR (reconocimiento óptico de caracteres) a una contextualización de la información, sin necesidad de intervención humana.
• Almacenamiento en la nube. El salto a un modelo cloud computing trae consigo la democratización de la información, de manera que esta es accesible desde cualquier lugar y dispositivo. En un momento como el actual, en el que el espacio de trabajo se ha convertido en un entorno híbrido (trabajo presencial y teletrabajo), conservar la información en la nube es esencial.
• Automatización de flujos de trabajo. Estas compañías especializadas disponen de sofisticadas tecnologías RPA (Robotic Process Automation) que, combinadas con IA y ML, han desembocado ya en la hiperautomatización. Tareas repetitivas y basadas en reglas dentro del ciclo de vida de la gestión documental pueden realizarse hasta 15 veces más rápido, de manera ininterrumpida y sin intervención manual, lo que reduce drásticamente la posibilidad de errores.
• Integración con otros sistemas de gestión. El sistema de gestión documental de un proveedor especializado garantiza su integración con otras soluciones esenciales para la empresa, ya sea en el ámbito administrativo (ERP), comercial (CRM) o de RR.HH. (HRMS). A través de APIs y web services, la información está accesible para estos sistemas manteniendo su consistencia, evitando duplicidades y garantizando la trazabilidad de sus accesos.
• Digitalización certificada. La legislación permite que, incluso en los casos en los que la normativa obliga a la conservación de los originales, pueda destruirse el papel. Para ello se recurre a la digitalización certificada. Sin embargo, esto requiere de un software homologado por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), con el que proceder a la digitalización únicamente en los formatos digitales admitidos (ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG2000, Acrobat 5 PDF 1.4 o superior, TIFF 6.0 o superior).
• Gestión de la seguridad. Un buen proveedor de servicios de gestión documental está provisto tanto de las tecnologías como de las políticas de seguridad que minimicen las vulnerabilidades, contando además con medidas de recuperación ante desastres en caso de brechas. Por otro lado, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puede llegar a imponer sanciones de hasta 20 millones de euros o del 4% de su facturación anual en los casos de infracciones más graves, muchas de las cuales se derivan de una deficiente gestión documental. Un proveedor especializado evita estos riesgos, con la ventaja añadida de suscribir SLAs (Acuerdos de Nivel de Servicio) en caso de incumplimiento de los compromisos adquiridos.

Por qué un proveedor end-to-end

Con el escenario descrito, se evidencia que la gestión documental en organizaciones que manejan un cierto volumen de información no es una cuestión para tomar a la ligera: ni se ha abandonado por completo el mundo del papel ni la digitalización es la panacea al reto que supone la gestión documental. Ambos mundos, el más logístico y el tecnológico, se combinan integrándose con el resto de procesos de negocios.

En este sentido, confiar en un único proveedor end-to-end de gestión documental puede ahorrar a las organizaciones muchos quebraderos de cabeza:

• Diálogo con un único interlocutor. Tanto en la fase de negociación como en el día a día, pasando por la resolución de cualquier incidencia, contar con un único proveedor simplifica la gestión. La confianza que genera disfrutar de un único punto de contacto resulta esencial en esta materia.
• Aunar lo mejor de ambos mundos. Cuando la mano izquierda sabe lo que hace la derecha el resultado siempre es más óptimo. Lo mismo sucede en este caso, en el que un proveedor end-to-end es capaz de aprovechar las sinergias de lo mejor de ambos mundos, el analógico-logístico y el digital, en beneficio del cliente.
• Soluciones a medida. Dependiendo de la complejidad de los entornos y de la misma cultura empresarial del cliente, es posible que se imponga la necesidad de desarrollar soluciones a medida. Un proveedor con el know-how y la experiencia tanto en la custodia documental como en la digitalización puede trasladar las mejores prácticas para culminar proyectos con éxito.
• Externalización in-house. Básicamente se trata de realizar los servicios externalizados en las mismas instalaciones del cliente, sacando el máximo partido de la profesionalidad del proveedor con un contacto todavía más directo y personalizado.

¿Por qué Adea?

Con más de dos décadas a sus espaldas, Adea es un proveedor de servicios de gestión documental end-to-end. Con un equipo de más de 300 profesionales y más de 100.000 m² de instalaciones dedicadas a la custodia documental, la multinacional ha apostado siempre por la innovación tecnológica, proporcionando servicios a medida del cliente en la gestión de la información, tanto analógica como digital.

A lo largo de estos años, Adea ha fraguado una experiencia que le permite diseñar procesos de gestión documental de manera personalizada, adaptándose con flexibilidad a las necesidades puntuales de los clientes.