La automatización de la gestión integral de Recursos Humanos

Los departamentos de Recursos Humanos (RR.HH.) han evolucionado mucho en los últimos años. Atrás queda el tiempo en el que se limitaba a ser un área administrativa de las empresas que no aportaba mayor valor a la organización que gestionar las nóminas de los empleados. El Departamento de RR.HH. ha ido incorporando nuevas funciones y una base tecnológica mucho más amplia, apoyándose en los datos para gestionar y retener el talento de los empleados que son el principal activo de cualquier organización. Es el momento de la gestión integral de recursos humanos.

¿Qué es la gestión integral de recursos humanos?

El Departamento de RR.HH. ya no se limita a tratar de proporcionar a la organización los mejores trabajadores para cada puesto sino, además, una vez contratados estos a proveerles de las mejores condiciones y recursos para que desempeñen su labor de manera eficiente y productiva. Para conseguir esta meta, los frentes se multiplican y es preciso abordar una gestión integral de recursos humanos que conecte directamente con la dirección general y se apoye en una visión data-centric, comenzando por la automatización del onboarding de RR.HH., como veíamos en el artículo anterior.

Las materias a gestionar aumentan, así como los canales de comunicación y colaboración que se establecen en las empresas, de manera que si el área de RR.HH. no aborda esta gestión de manera integral, difícilmente podrá proporcionar el valor que se espera ya de ella. La analítica cobra mayor peso y los departamentos de RR.HH. no deberían obviar este hecho.

6 claves para la gestión integral de RR.HH.

• Selección y reclutamiento. Se trata del papel histórico que han tenido los departamentos de RR.HH., si bien es cierto que el modo en que ahora se selecciona y ficha a los nuevos empleados ha cambiado sustancialmente. Además de la incorporación de los portales de empleo y redes sociales, la gestión integral de RR.HH. ha de abordar la verificación de las referencias aportadas, coordinar agendas para la realización de entrevistas, desarrollar evaluaciones de los candidatos…
• Seguimiento del rendimiento. Si hace unos días veíamos la importancia del seguimiento del empleado durante el proceso de onboarding, es importante precisar que dicho acompañamiento activo de los trabajadores ha de realizarse en todos ellos, también en los más veteranos. No se trata de fiscalizar los resultados del empleado, sino de arroparlo de manera que en todo momento tenga a su disposición todo lo necesario para desempeñar su función con diligencia y la dirección general pueda ganar esa visibilidad de su plantilla.
• Formación y desarrollo personal. Durante muchos años la formación continua en las empresas ha estado abandonada. En una gestión integral de recursos humanos no tiene cabida ese proceder y, de hecho, se prioriza como técnica para captar y retener talento el poner a disposición de los trabajadores vías para adquirir nuevos conocimientos en las más diversas áreas, mejorando su experiencia de empleado, lo que a la postre impacta positivamente en su productividad.
• Plan de sucesión. ¿Qué sucede cuando un empleado ha de solicitar una baja por enfermedad o abandona la empresa? ¿Está previsto el relevo de funciones? ¿Se comparte la información o existen silos de datos? La gestión integral de RR.HH. resuelve esta problemática, planificando de antemano esta eventualidad. De esta manera, se garantiza la continuidad de negocio, favoreciendo la compartición de funciones y, muy especialmente, de la información.
• Compensación y beneficios. Establecer planes justos y equitativos de compensación y beneficios resulta esencial para favorecer la motivación de la plantilla y fomentar el buen ambiente entre sus miembros. Desde la entrada en vigor del RD 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, es además obligatorio. Una gestión integral de recursos humanos que no descuide este punto verá cómo la tasa de retención de empleados aumenta.
• Datos y análisis de RR.HH. La tecnología se ha convertido en una de las grandes aliadas de las empresas para poder acometer y en gran parte automatizar esta gestión integral de los RR.HH., con software específicamente desarrollado para dicha gestión. Con una visión mucho más enfocada en los datos, la analítica permite realizar dicha gestión y tomar mejor decisiones en base a métricas objetivas y no tanto a sensaciones, como sucedía en el pasado.

Beneficios de la automatización en un sistema de gestión integral de RR.HH.

Dado el aumento de los frentes a gestionar y a la entrada en juego del nuevo espacio de trabajo con los accesos remotos tras la pandemia, la realización manual de la gestión integral de recursos humanos se hace absolutamente inviable en las organizaciones. Afortunadamente, es posible introducir tecnología de automatización de procesos que trae consigo importantes beneficios:

• Reducción de tiempo en los procesos. Procesos mecánicos como la gestión de nóminas, la capacitación de nuevos empleados o la solicitud de vacaciones/permisos pueden agilizarse sin intervención manual mediante la definición de reglas de negocio con las que, a medida que se cumplan determinados hitos, se redirija el proceso a uno u otro departamento para su ejecución o aprobación.
• Satisfacción de los empleados y candidatos. Desde que la persona es candidata hasta que finalmente firma el contrato y se convierte en miembro productivo de la empresa, el empleado se siente acompañado, con mensajes personalizados y directos que también pueden ser automatizados. 
• Control de la información. La automatización de la gestión integral de los RR.HH. confiere a la organización un mayor control de la información, almacenándola en un repositorio común que simplifica su acceso al personal autorizado. Además, la trazabilidad de las interacciones realizadas permite retomar acciones y anticiparse a las incidencias antes de que estas se produzcan.
• Toma de decisiones. De este mayor control de la información y gracias al hecho de automatizar la recogida y análisis de diferentes KPIs en tiempo real, la toma de decisiones no solo se acelera sino que, además, se realiza sobre la base de una información mucho más fiable.
• Ahorro de espacio físico. La digitalización que trae implícita la gestión integral de RR.HH. reduce de manera drástica el espacio destinando al almacenamiento de documentos, lo que se traduce en un menor coste y consumo de papel y otros insumos, favoreciendo el respeto por el medio ambiente.
• La automatización de esta gestión integral de RR.HH. va de la mano de su integración con otras tecnologías como los portales del empleado en la nube. De este modo, cada trabajador puede ver desde cualquier dispositivo y en cualquier momento sus nóminas, evaluaciones, cursos de formación realizados, gastos imputados, etc.
• Mejor uso de los recursos. Gracias a la automatización, los departamentos de RR.HH. pueden ver liberado hasta el 40% de su tiempo que, de no disponer de esta tecnología, dedicarían a tareas administrativas que aun siendo imprescindibles no aportan valor. La automatización mejora su propia experiencia de empleado para que, a su vez, mejore la del resto de la plantilla.

La apuesta de Adea para automatizar sus procesos

La experiencia de Adea en el análisis, redefinición y optimización de los procesos desde una perspectiva digital trasciende al mero uso de la tecnología. El conocimiento adquirido durante todo este tiempo permite al equipo de Adea la identificación de ineficiencias en los procesos existentes así como la creación de nuevos flujos de trabajo con los que ganar en eficacia y productividad.

Gracias a su tecnología de vanguardia, la analítica automatizada de Adea mejora la gestión integral de RR.HH., reduciendo el número de errores y facilitando una toma de decisiones con la velocidad, solidez y acierto que requiere el actual clima de incertidumbre.