La gestión documental en la Administración Pública
Hablar de Administración Pública ya es sinónimo de hablar de Administración electrónica, hasta el punto de que existen determinados trámites –como la declaración de IVA por parte de empresas y autónomos- que únicamente es posible realizar de manera telemática.
El volumen de información que maneja el sector público es ingente y totalmente inasumible de no apoyarse en sistemas de gestión documental, que facilitan tanto la labor de los empleados públicos como de la ciudadanía en general.
La importancia de la gestión documental en la Administración
La importancia de la organización, control y seguimiento de la información que trae consigo un sistema de gestión documental se hace máxima cuando la enmarcamos en el ámbito de la Administración Pública. Si hace años ya se percibían los beneficios operativos que podría traer, como una relación con el ciudadano más cercana, ágil y personalizada, con la llegada de nuevas tecnologías de automatización e Inteligencia Artificial (IA) han alcanzado cotas inimaginables en el pasado.
La gestión documental ha aportado a la Administración la capacidad de organizar la documentación administrativa de un modo homogéneo y eficiente, agilizando la ejecución de muchos trámites que previamente requerían mucho tiempo y esfuerzo.
Mediante la puesta en marcha de los portales del ciudadano, este puede realizar sus trámites en modo autoservicio, encontrando la información que requiere y registrando directamente nuevos documentos en el sistema. Gracias a la gestión documental, este proceso se realiza de manera desatendida, derivando a los empleados públicos a funciones que aportan mayor valor tanto a la Administración como al ciudadano.
Desafíos a la hora de implantar un sistema de gestión documental en la Administración Pública
La tecnología importa, pero no es el único reto al que se enfrenta la Administración cuando aborda implementar una estrategia de gestión documental. Entre los desafíos que también saltan a su paso destacan:
- Cambio cultural. Es esencial y ha de venir de arriba abajo. Los empleados públicos han de reciclarse y recibir la debida formación para que el proyecto llegue a buen puerto. En este sentido, la involucración de la alta dirección y del propio personal durante la implantación del sistema de gestión documental es básica para vencer la resistencia al cambio. A fin de cuentas, nadie mejor que los funcionarios para conocer la complejidad de cada flujo documental.
- Diseño/Rediseño de procesos. En el orden de actuaciones debería primar qué servicio queremos poner en marcha y qué datos son necesarios para ello, no a la inversa. En función de este flujo de información se han de diseñar los nuevos procesos para, en la medida de lo posible, simplificarlos con la incorporación de tecnologías de RPA (Robotic Process Automation). Este rediseño resulta crucial tanto para ayudar al ciudadano a completar trámites en tiempo y forma como para que sepa en cada momento en qué fase se encuentran.
- Racionalización y simplificación de las tareas administrativas. Este reto no pasa únicamente por dotar a la Administración de una mayor agilidad mediante la automatización y la IA, sino también por la reutilización de recursos con los que ya cuenta. De esta manera, y como de hecho ya se recoge en la normativa vigente, ningún ciudadano debiera tener que remitir cierta documentación como su DNI o su certificado de empadronamiento –que inicia procesos internos- cuando la Administración puede acceder a esta información que ya obra en su poder. Es preciso descargar la burocracia.
- Interoperabilidad entre Administraciones Públicas (AAPP). La colaboración entre los distintos niveles de la Administración y sus múltiples organismos es imprescindible para poder prestar servicios públicos de calidad. A los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, que se desarrollaron con este propósito, ha de acompañarles un sistema de gestión documental que evite duplicidad de documentos, elimine los silos de información y garantice la calidad de los datos maestros en cada gestión.
Beneficios de un adecuado sistema de gestión documental
- Seguridad de la documentación. Buena parte de la ingente cantidad de datos que manejan las AAPP es información sensible de carácter personal. Mediante la implantación de un sistema de gestión documental resulta mucho más sencillo establecer la trazabilidad y monitorización de los accesos, asegurando la privacidad de los documentos. El cumplimiento de normativas como nuestra LOPD (Ley de Protección de Datos) o el europeo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) está garantizado. Además, haber procedido a la digitalización de la información y blindarla en la nube con las debidas políticas de seguridad, también es un seguro ante robos físicos, desastres naturales, incendios, etc.
- Ahorro de espacio. El almacenamiento y conservación de los documentos no es un proceso de gestión documental exclusivo de las últimas fases de su ciclo de vida, sino que abarca toda su existencia. Si toda la información que ha de manejar la Administración hubiera que almacenarse en repositorios físicos, la cantidad de instalaciones necesarias para ello, con sus costes asociados, sería extraordinaria. La digitalización de la información y su gestión documental simplifica esta conservación en todos sus aspectos, pudiendo realizarse de manera local (on-premise) o en la nube (cloud).
- Ya no es sólo que los nuevos modelos cloud híbridos permitan el acceso remoto desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo –lo que tuvo que acelerarse durante el confinamiento de 2020 durante la pandemia-, sino que abordar un proyecto de digitalización y gestión documental en la Administración favorece la búsqueda de información y el acceso a la misma en tiempo real. Para ello, previamente, habrá tenido que producirse una captura e indexación de la misma, procesos que ya es posible realizar de manera automática apoyándose en tecnologías de Inteligencia Artificial (IA).
- Decisiones basadas en datos. El procesamiento masivo de datos (big data) es imposible sin una adecuada estrategia de gestión documental. Gracias a esta, es posible cruzar información procedente de distintas fuentes, que en el caso de la Administración puede tratarse de otros organismos o instituciones públicas, para así ejecutar determinadas políticas o tomar decisiones. Un buen ejemplo de esta gestión documental es el Ingreso Mínimo Vital (IMV), para el que cada solicitud se plasma en un expediente formado por documentos procedentes de distintos niveles de la Administración.
- Datos Abiertos. Los llamados Open Data o Datos Abiertos son aquellos que son accesibles y están disponibles para todo el mundo, sin restricciones técnicas ni legales. La publicación y, en determinados casos, anonimación de los datos es un proceso de la gestión documental que puede realizarse de manera automática. Gracias a estos Open Data, la Administración es más transparente de cara al ciudadano, favoreciendo su control democrático, y se fomenta la innovación con la puesta en marcha de nuevos servicios públicos que se nutren de esos datos.
Servicio de gestión documental de Adea
Dotar a la Administración Pública de una gestión documental eficiente no se reduce a una cuestión tecnológica, sino que implica una manera diferente de trabajar. Adea cuenta con la experiencia para abordar proyectos de gran envergadura en los que se identifican procesos ineficientes y se diseñan nuevos flujos de información con los que ganar agilidad y productividad.
Automatizar un proceso concebido de manera incorrecta implica automatizar ineficiencias. Adea trabaja para evitar ese tipo de situaciones, cumpliendo con todos los estándares y normativas de seguridad e interoperabilidad, sentando las bases para una sociedad de la información real.
