Onboarding de Recursos Humanos: qué es y cómo automatizarlo

Cuando una persona ficha por una empresa, la desorientación de llegar a un sitio nuevo puede lastrar su adaptación y, con ello, su productividad. No se trata únicamente de conocer la cultura empresarial del nuevo empleador, sino su estructura, sus procesos internos o, incluso, las herramientas que tiene a su disposición para desempeñar su trabajo.

A ello se suma, además, la necesidad de cumplir con todos los trámites establecidos de acuerdo a la legislación laboral. La buena noticia es que existe una solución y, además, se puede automatizar.

¿Qué es el onboarding de RR.HH.?

El onboarding de RR.HH. viene a resolver precisamente esa problemática, tratando de que el nuevo empleado se familiarice lo antes posible con la organización, sus procesos, su cultura. No se trata únicamente de una suerte de kit de bienvenida, sino que este onboarding se inicia, incluso, antes de que se produzca la contratación: en el mismo momento en el que se lanza la oferta de empleo hasta que el nuevo miembro de la organización adquiere velocidad de crucero en términos productivos.

No es un tema baladí: además de afectar a la productividad de la compañía, contribuye a retener el talento en un momento en el que la escasez de personal cualificado en algunos sectores está penalizando a las organizaciones.

Cuáles son los objetivos del onboarding

Los principales objetivos de un onboarding de RR.HH. podrían reducirse a tres fundamentales:

• Integración del empleado en la nueva empresa: La meta pasa porque el nuevo fichaje conozca de primera mano la cultura empresarial de su nuevo destino, la estructura organizacional y con qué medios dispone para desempeñar su trabajo.
• Aceleración de su incorporación: Realizar este acompañamiento activo al empleado allana el camino de la incorporación, sintiéndose parte activa de la compañía desde el primer momento.
• Entendimiento de las actividades y objetivos de la empresa: De esta manera, la empresa acelera la curva de aprendizaje y adaptación del empleado y, con ello, que este comience a ser un miembro productivo de la organización.

Diferencia entre onboarding e inducción

Se tiende a utilizar los términos onboarding e inducción como sinónimos en el marco de esa primera toma de contacto de un empleado con su nueva empresa. Sin embargo, existen diferencias que conviene remarcar. Mientras que el onboarding cubre de manera integral la adaptación e integración del nuevo trabajador desde diferentes ópticas (culturales, operativas, legales…) y se extiende a lo largo de varios meses, la inducción se limita a los primeros días en la empresa, apoyándose en acciones puntuales.

La inducción tiene como fin formar al nuevo empleado en cuestión de reglamentos y funcionamiento interno de la empresa como primera toma de contacto con la cultura organizacional. Mientras que el onboarding tiene un alcance mayor mejorando significativamente la experiencia de empleado, la inducción se reduce a una capacitación.

Beneficios de un onboarding efectivo

• Integración con la cultura corporativa. Si el proceso de onboarding está debidamente diseñado, el empleado tendrá conocimiento desde el primer momento de las políticas internas de la empresa, así como de sus normas desde la perspectiva tanto legal como social y de seguridad.
• Mayor confianza en la empresa y estabilidad. El trabajador se siente más cómodo conociendo desde el primer momento su rol, la filosofía de la empresa y el lugar que ocupa en ella, evitando así cualquier posible malentendido.
• Mayor motivación del empleado. Gracias a un onboarding de RR.HH., el empleado se siente mejor acogido, generando sentimiento de pertenencia y con la certeza de que no es un mero número en una hoja de cálculo.
• Evita renuncias y mejora la retención de talento. Derivado directamente del punto anterior, estudios recientes revelan que las empresas que disponen de una estrategia de onboarding de RR.HH. bien definida consiguen retener a más del 90% de la plantilla durante su primer año.
• Mejora la productividad. Culminar con éxito un proceso de onboarding correctamente definido aporta más garantías de incrementar el rendimiento al tiempo que se mejora la experiencia del cliente. Algunos estudios indican, además, que mediante la automatización del proceso se agilizan los tiempos y se blinda el cumplimiento de las fases, lo que puede llegar a mejorar la productividad hasta en un 20%.

Fases de la automatización de un proceso de onboarding

• Búsqueda del candidato. Este es el punto de partida y puede agilizarse mediante un formulario de solicitud de empleo bien estructurado. Así, el sistema puede descartar automáticamente a los candidatos que no se ajusten al perfil requerido.
• Una vez seleccionados los mejores candidatos, pueden establecerse journeys personalizados de manera que sea el sistema el que envíe comunicaciones a los candidatos y empleadores para concertar las entrevistas personales.
• Incorporación del candidato. Cuando el departamento responsable da el visto bueno y se comunica a RR.HH., las reglas de negocio programadas permitirán solicitar automáticamente al nuevo empleado toda la documentación requerida para formalizar el contrato. Un buen onboarding de RR.HH. permitirá seguir la trazabilidad de entrega y la aprobación de todos los formularios y documentos necesarios. Además, el sistema también almacena los candidatos descartados, clasificándose de acuerdo a su perfil para futuras vacantes.
• Formación y proceso de adaptación a la empresa. Gracias al onboarding de RR.HH., los empleados pueden acceder automáticamente a todas las aplicaciones y herramientas que precisan para desempeñar su labor de manera efectiva. El sistema proporciona los recursos informáticos (inicios de sesión, cuentas, acceso al portal del empleado…). En esta misma línea, mediante el flujo de trabajo establecido para nuevas incorporaciones, es muy sencillo compartir conocimientos esenciales y verificar el progreso de su aprendizaje.
• Seguimiento del trabajo. Medir los resultados es crucial y, de no obtener los resultados deseados, quizás descubramos que el problema se encuentra en el diseño del proceso de onboarding y no en el nuevo empleado. Para ello es primordial definir KPIs, como puede ser la realización de determinadas tareas, y de este modo evaluar automáticamente el rendimiento y adaptabilidad del trabajador, saltando alarmas proactivamente para corregir a tiempo posibles desviaciones.

Servicio de automatización de procesos de Adea

Adea cuenta con una amplia experiencia en automatización de todo tipo de procesos, abordando tanto cuestiones de integración tecnológica como de cumplimiento normativo, omnicanalidad, etc. En una materia como los RR.HH., Adea ha reunido las mejores prácticas que le permiten combinar a la perfección la automatización del flujo de trabajo con el factor humano.

Además, nuestro equipo de profesionales adapta el diseño de los procesos al nuevo espacio de trabajo, que contempla empleados en oficina, teletrabajadores al 100% y el modelo híbrido que combina ambos, sin que por ello el onboarding de RR.HH. pierda efectividad.