Qué es la transformación digital
La existencia de un mercado dinámico, en continuo cambio, exige que las empresas se adapten a las nuevas exigencias del mismo para asentarse de forma sólida en el futuro.
La transformación digital consiste en la aplicación de las tecnologías digitales en todos los ámbitos de una organización, creando nuevas oportunidades de negocio y remodelando la operativa convencional para ofrecer nuevos valores a sus clientes. Esto supone una reestructuración tanto a nivel organizativo como operativo, puesto que incide directamente en los procesos y estrategias establecidos para adaptarlos a las nuevas tecnologías digitales.
La transformación digital, por tanto, necesita un cambio de mentalidad y de actitud que permita el posicionamiento de las organizaciones en un nuevo entorno en el que difícilmente tendrán cabida todas aquellas empresas que no hayan sido capaces de adaptarse a las nuevas demandas del mercado ni a la transformación digital asociada.
La transformación digital documental
El concepto de gestión documental no es nuevo. Desde que han existido documentos escritos se ha desarrollado, de forma paralela, la necesidad de gestionarlos, aplicando una serie de prácticas para administrarlos de forma eficaz y sistemática. Estas prácticas debían permitir la inclusión de nuevos documentos en el archivo, su localización inequívoca, la eliminación de todos aquellos que hubiesen podido quedar obsoletos y su conservación óptima a largo plazo.
Estos principios han perdurado a lo largo del tiempo, y aunque la tendencia actual se dirija, cada vez en mayor medida, a una extinción del documento en soporte papel para convertirse en documentos digitales o electrónicos, seguirá siendo fundamental disponer de una organización exhaustiva que permita tener un control sobre los documentos. Para alcanzar este objetivo, deben contemplarse criterios definidos sobre el tiempo que estos documentos deben preservarse o cuándo deben ser eliminados; es decir, establecer un criterio archivístico consolidado y adaptado a las necesidades del cliente y a la normativa que pueda aplicarse durante toda la vida del documento, desde su creación hasta la eliminación del mismo, garantizando el acceso, la legibilidad, la autenticidad, la validez y la integridad de todos y cada uno de los documentos que formen parte del archivo electrónico.
El papel de Adea
Adea, consciente del momento de transformación en el que nos encontramos, realiza una apuesta firme por ofrecer a sus clientes soluciones que encajen dentro de las nuevas tendencias de transformación digital documental, persiguiendo una optimización y una mejora en los servicios demandados, apostando por las soluciones digitales y centrando su atención en la transformación digital de los documentos.
Para ello, ha desarrollado Adea Digital, que nace con el objetivo de impulsar la transformación digital y prestar servicios de gestión documental electrónica a todas aquellas empresas y clientes que quieran dar el paso hacia los entornos digitales, ofreciendo soluciones sólidas para la preservación digital y proporcionando al archivo electrónico las mismas garantías que ha ofrecido siempre en su gestión del archivo físico, aplicando criterios claros para la gestión de los documentos, como su conservación, integridad, disponibilidad o eliminación, y ofreciendo soluciones sólidas para salvaguardar la seguridad de la información.
La gestión documental electrónica proporciona una mejora de la eficiencia operativa, así como una mayor eficacia a la hora de localizar y consultar la documentación, además de evitar la pérdida del documento o su deterioro por el paso del tiempo, ofreciendo una imagen de empresa innovadora que apuesta por una permanencia dentro del mercado actual y futuro.
