Tendencias 2022 en Gestión Documental
Junto con las personas, los datos son el activo más valioso de cualquier organización. Sin embargo, para poder sacarles el máximo partido y convertirlos en información valiosa –lo que los ingleses denominan actionable insights- es preciso realizar una correcta administración de los mismos. Entran en juego las soluciones de gestión documental, capaces de capturar, registrar, indexar y gestionar la información de un modo desatendido, disparando la eficiencia de las empresas.
Estado actual mercado de la Gestión Documental
El mercado de soluciones de gestión documental está en auge. Según un reciente informe de Fortune Business Insight, se espera que hasta el 2029 crezca a un ritmo interanual de casi el 17%, lo que da una idea muy clara de la aceptación que está teniendo en las organizaciones, tanto en el ámbito público como en el privado.
En un escenario eminentemente dominado por la nube, este tipo de soluciones persiguen optimizar los flujos de trabajo y reducir los costes mediante la digitalización de procesos, abriéndose cada vez más a modelos de servicios de suscripción en los que ni siquiera se es propietario del software que gestiona los documentos. Aunque sectores como las Telecomunicaciones o Banca y Seguros continúan siendo los tractores de esta tecnología, cada vez más sectores como Sanidad, Retail o Administración Pública confían en los beneficios de la gestión documental.
Tendencias a tener en cuenta para 2022 y próximos años
- Un mayor enfoque hacia la ciberseguridad. Uno de los grandes impulsores de la digitalización de la gestión documental ha sido la seguridad física de la información. Al saltar al plano electrónico, no solo resulta más sencillo guardar copias de seguridad de los documentos sino que, además, permiten salvaguardarlos de desastres naturales, desde incendios a inundaciones. En ese sentido, apostar por soluciones cloud y modelos SaaS (Software-as-a-Service) ha ganado muchos adeptos.
Sin embargo, no se debe descuidar el blindaje de la información desde la óptica digital y, por este motivo, el énfasis en la ciberseguridad está siendo una de las grandes tendencias del año.
Especialmente, en quienes han dado el salto a la nube, la aplicación de tecnologías de encriptación y el establecimiento de políticas de seguridad para disfrutar de accesos remotos seguros y controlados se han convertido en un imperativo.
- Mayores oportunidades de automatización. Lo cierto es que hoy en día, pensar en gestión documental es sinónimo de hacerlo en automatización. La diferencia respecto al pasado reside en que las organizaciones ya han madurado sus primeras experiencias RPA y han desplegado en producción iniciativas de hiperautomatización, aplicando tecnologías de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML) con las que los niveles de eficiencia se incrementan exponencialmente.
Al tiempo que las empresas han ido incorporando más prestaciones de automatización a sus sistemas de gestión documental, también han aumentado el número de procesos a los que las aplican, liberando a su personal para que pueda realizar tareas de mayor valor añadido para la organización.
- Importante papel del DMS de última generación. Los sistemas de gestión documental (DMS por sus siglas en inglés) se están convirtiendo en un estándar de facto en el mercado, de manera que las organizaciones que no cuenten con este proceso digitalizado estarán perdiendo una ventaja competitiva respecto a sus rivales. En este sentido, aquellas empresas que no solo hayan avanzado en este proceso de transformación digital sino que, además, estén ya experimentando los beneficios de tecnologías como la IA y el ML estarán dando un salto de gigante, poniendo tierra de por medio con su competencia que aún habrá de superar esa curva de aprendizaje. Se estima que la IA podría estar ahorrando ya del orden de 6.200 millones de horas de productividad de los trabajadores.
- Mobile Friendly Development. Si algo se ha encargado de dejar claro la nueva normalidad tras la pandemia es que precisamos tener acceso a la información a cualquier hora y desde cualquier lugar. Es importante, además, poder hacerlo desde cualquier dispositivo, lo que no solo implica reforzar la ciberseguridad, como veíamos en el primer punto, sino desarrollar las soluciones de gestión documental de acuerdo a ello.
La visualización de la información es radicalmente diferente en un PC que en un teléfono móvil o una tableta. Por ello, el llamado Mobile Friendly Development está cobrando cada vez más peso en las soluciones de gestión documental, mejorando de manera significativa la accesibilidad del contenido que se realiza desde este tipo de dispositivos.
- Interoperabilidad y colaboración. A medida que la hiperautomatización ha ido ganando terreno en la gestión documental, se han puesto en común más áreas de la organización que trabajan con un mismo documento. Asistimos a la eliminación de los silos de información que, sobre el papel, suena como la panacea de la productividad pero que, en realidad, requiere de un desarrollo específico para ello.
Por este motivo, tanto la interoperabilidad entre diferentes sistemas –gracias a las API y tecnologías como el low-code– como la colaboración entre diferentes actores que participan de un mismo proceso se han convertido en otra de las grandes tendencias. De otro modo, no es posible explotar todo el potencial de un sistema de gestión documental, que ha de lidiar con diferentes formatos, protocolos y versiones de documentos.
- Portales de autoservicio. Como una extensión de ese nuevo entorno colaborativo que hemos referido surgen los portales de autoservicio, muy enfocados tanto a clientes como a proveedores. Gracias a los procesos automatizados que intervienen en la gestión documental, pueden ser ellos mismos quienes accedan a facturas, albaranes, etc. sin necesidad de tener a una persona en Administración realizando esta gestión. Es posible cubrir ese proceso de un modo desatendido sin mengua alguna del control de acceso a los documentos y ofreciendo, además, una mayor trazabilidad documental.
- Gestión de documentos en la nube escalable. El ritmo al que se genera información y es preciso gestionarla es incesante y, por este motivo, ya no basta con confiar en una solución de gestión documental que esté en la nube; además, ha de ofrecer garantías de escalabilidad. En determinados negocios, pueden producirse a lo largo del año picos de demanda de capacidad para gestionar el alud documental que ha de abordar; sobre todo, en esos momentos, disfrutar de la tranquilidad de que no se registrarán incidencias en el rendimiento de la solución no tiene precio. Así pues, a la escalabilidad se le suma también la flexibilidad elástica como una clara tendencia.
Servicio de Gestión Documental de Adea
La tecnología de gestión documental de Adea no pierde el tren de la innovación, adaptándose a las necesidades emergentes de las empresas e incorporando para ello las últimas tecnologías. Sus soluciones permiten centralizar todos los repositorios de una organización en su Content Hub, cumpliendo con todos los requisitos de cumplimiento normativo y ofreciendo totales garantías de seguridad.
Adea reserva la complejidad de la tecnología para sí, ofreciendo a sus clientes una interfaz visual muy intuitiva con la que sacar el máximo partido a la automatización inteligente de su información. El retorno de la inversión es inmediato, traduciéndose tanto en ahorros de costes como de tiempo destinado a la gestión documental.
