Trazabilidad documental y su importancia en la empresa

Decir que la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos para cualquier organización resulta un mantra vacío cuando se pierde el control sobre dicha información. La toma de decisiones acertadas, basándose en una única fuente de la verdad y a tiempo para reaccionar a situaciones imprevistas, solo es posible si existen garantías de que los datos que se manejan son fiables.

¿Cómo es posible disfrutar de estas garantías cuando cada vez se manejan mayores volúmenes de información en la que, además, interviene un número mayor de personas? Solo existe una única respuesta: la trazabilidad documental.

Qué es la trazabilidad documental

En la actualidad, los flujos colaborativos en las empresas están a la orden del día y un mismo documento pasa por muchos departamentos desde su creación a su posterior archivo para futuras consultas. Solo durante el proceso de elaboración, en el que a menudo participan varias personas, resulta crucial tener identificada cuál es la última versión del documento y mantener un riguroso control de cambios en el mismo.

La trazabilidad documental resuelve esta problemática, determinando la localización de los documentos en cada momento e identificando a toda persona que interactúe con ellos, ya sea consultándolos, modificándolos o realizando cualquier otra operación (copias, envíos, etc.). Así pues, los principales elementos que se tienen en cuenta para obtener una correcta trazabilidad documental son:

• El origen, esto es, la persona con la que se inició el ciclo de vida de ese documento en nuestra organización, ya sea de creación o de recepción del mismo, pues no olvidemos que puede tratarse de, por ejemplo, una factura remitida por un proveedor.
• Los plazos a que está sometido dicho documento cuando forma parte de un flujo de trabajo definido, identificando en qué fase del mismo se encuentra.
• Las operaciones de que sea objeto, desde ediciones a ampliaciones o demás cambios a que es sometido, identificando al autor o autores de estos y el momento en que se produjeron.
• La localización dentro de la organización documental de la empresa, ya sea en la nube o en la red corporativa local.

Beneficios de la trazabilidad documental para una empresa

• Recuperación de información: Llevar el control de la trazabilidad de los documentos, aunque estos no sean de consulta habitual, permite a las empresas recuperar cualquier información en el momento preciso, lo que evita perder oportunidades de negocio o que la toma de decisiones que requieren de esa información se demore.
• Favorece la seguridad y evita fraudes: Disponer de una solución que dé visibilidad a la trazabilidad documental incrementa significativamente la seguridad de la información porque no solo permite conocer la ubicación del documento a lo largo de todo su ciclo de vida, sino que también revela quién lo creó, por cuántas manos ha pasado o, incluso, quién lo ha eliminado.

De esta manera es posible evitar cualquier tipo de fraude que se derive de una edición del documento no autorizada o, sencillamente, que no cumpla con la normativa vigente, como es el caso del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Identifica tareas pendientes: Cuando la trazabilidad documental se enmarca dentro de un flujo de trabajo definido, resulta muy sencillo averiguar en qué fase de ese proceso se encuentra y cuántos pasos restan por cumplirse para darlo por finalizado. En la operativa interna de una empresa esto puede ser crucial para evitar cuellos de botella en la aprobación de documentos por un departamento determinado (facturas, dietas, etc.). Agiliza, pues, los procesos operativos de una organización.
• Reducción de costes y ahorro de recursos: Disponer en todo momento de la información que atañe a un documento digitalizado nos ahorrará mucho tiempo en búsquedas y favorecerá la democratización de la información con un acceso a la misma de acuerdo a las políticas de seguridad establecidas. Por otro lado, al almacenar estos documentos en la nube, no solo se evita gastar en infraestructura tecnológica, sino que favorece poder acceder a la información en todo momento y desde cualquier dispositivo.

Relevancia de la gestión documental para una efectiva trazabilidad

Lo cierto es que referirnos al control de la trazabilidad de documentos nos lleva inevitablemente a hablar de la gestión documental, pues sin este tipo de soluciones y los procesos que trae aparejados difícilmente es posible realizar esta monitorización de la información. A fin de cuentas, la trazabilidad es fruto de la organización sistemática que lleva a cabo una buena gestión documental, con la que se estandarizan procesos y, gracias a las nuevas tecnologías (RPA, IA…), se automatizan ganando así en eficiencia operativa.

Un sistema de gestión documental favorece y, al mismo tiempo, se sirve de la trazabilidad para aportar más calidad a los procesos de negocio, pues le permite establecer alarmas proactivas para, por ejemplo, impedir que venzan determinados plazos en los que un documento debía cumplir con un trámite. El margen de error se minimiza gracias al tándem que forman la gestión documental y ese control de la trazabilidad de la información.

A fin de cuentas, seguir la trayectoria de la información siempre es más sencillo cuando esta se encuentra en un repositorio centralizado y, además, mediante un sistema estandarizado que elimina particularidades. Eso es, precisamente, lo que aporta la gestión documental, que proporciona una visión 360º de cada archivo.

Por qué apostar por los servicios de gestión documental de ADEA

La trazabilidad es un medio, no un fin y, como hemos visto a lo largo del artículo, se enmarca dentro de una estrategia más amplia de gestión documental. Abordar la implantación de una solución de estas características no es un proceso único ni estándar, sino que requiere de una personalización que se adecúe a las características específicas de cada empresa.

Adea lleva décadas prestando esta clase de servicios a todo tipo de sectores, conociendo las peculiaridades de cada uno de ellos y contando con un equipo profesional capaz de diseñar de un modo claro y certero los flujos de trabajo idóneos para controlar mejor los procesos documentales. Gracias a su know-how y a la aplicación de tecnología de vanguardia, Adea dota a las empresas de la capacidad de gestionar su información de forma colaborativa a lo largo de todo su ciclo de vida.