Política de Privacidad
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen y sustituyan, le informamos lo siguiente:
La Sociedad ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. (en adelante la “Empresa” o la “Compañía”) identificada con NIT No. 900.319.478-2, domiciliada en Parque Industrial El Dorado vía Siberia-Funza Km 1.2, vía La Argentina Bodegas 49-50 Ciudad: Funza, Cundinamarca, como responsable del tratamiento recolecta, trata, almacena y dispone de los datos personales que en ejercicio natural de sus actividades realiza de sus clientes, empleados, proveedores y terceros, bajo la presente política de tratamiento de datos personales, la cual tiene como finalidad dar a conocer los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos los derechos, informar quien es el encargado al interior de La Empresa de darle tramite a las peticiones, quejas, reclamos y consultas, comunicando las finalidades y el tratamiento a los cuales se someterán los datos personales en el desarrollo de las actividades comerciales de La Empresa.
ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S., además podrá tratar los datos de sus exempleados, visitantes, invitados y personas que soliciten información sobre los servicios que presta, de acuerdo con los términos consagrados en la presente política.
Nuestra Política aplica a toda recolección, almacenamiento, uso, transferencia, transmisión, y supresión de información que pueda asociarse o relacionarse a personas naturales determinadas o determinables que ocurra en el territorio de la República de Colombia, así como el tratamiento que realicen aquellos terceros con los que se acuerde realizar cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el tratamiento de datos personales de los cuales ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. es responsable.
La Política se aplicará a los terceros con quienes La Empresa eventualmente suscriba contratos de transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el tratamiento por cuenta de La Empresa.
Los datos personales recolectados se usarán para poder iniciar, adelantar y mantener la relación contractual, comercial, laboral, y/o para recibir publicidad sobre las cuales los titulares hayan autorizado su tratamiento, así como para atender las peticiones y solicitudes que sean presentadas por los titulares del dato personal. Igualmente, los datos personales serán tratados y/o cedidos cuando un deber legal así lo imponga y para dar cumplimiento a una autoridad competente cuando está formalmente lo requiera.
En todo tratamiento realizado por ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S., se dará cumplimiento a los principios establecidos en la ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares. Estos principios son:
Principio | Descripción |
Acceso restringido | La Empresa no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados o que la información sea pública |
Circulación restringida | Los datos personales solo pueden ser tratados por aquel personal de La Empresa que cuente con autorización para ello de acuerdo con lo establecido por ésta, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin la autorización o sin la suscripción de un contrato, en caso de que haya transmisión. |
Confidencialidad | Frente al tratamiento, las personas que intervengan en el mismo, deberán mantener la reserva de la información, incluso después de que se haya terminado el vínculo que dio origen al tratamiento. |
Consentimiento | La autorización para el tratamiento, según lo establecido por el Decreto 1377 de 2013, podrá ser (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. |
Datos Sensibles y diligencia | Los datos sensibles que se recolecten en el desarrollo de las actividades de La Empresa serán tratados preservando su integridad, acceso restringido y seguridad. |
Finalidad | Toda actividad de tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas mencionadas en esta política y ser informadas al titular al momento de obtener su autorización. |
Integridad | El dato personal sometido a tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, La Empresa deberá abstenerse de tratarlos y solicitar al titular la completitud o corrección de la información. La Empresa velará por mantener la integridad de los datos personales que estén contenidos en sus bases de datos y la veracidad de estos. |
Seguridad | La Empresa debe siempre realizar el tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad, necesarias y acordes a sus capacidades para mantener la confidencialidad y seguridad de los datos personales. Lo anterior con el fin de evitar que éstos sean adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por terceros no autorizados. La Empresa ajustará el tratamiento a los estándares de seguridad que reglamenten en un futuro las autoridades competentes, siempre y cuando sus capacidades lo permitan. |
Separabilidad de las Bases de Datos | La Empresa mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tenga la calidad de encargado, de aquellas en las que tenga la condición de responsable. |
Temporalidad | La Empresa no usará los datos personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al respectivo titular y llevará a cabo medidas tendientes a garantizar la supresión del dato personal cuando éste deje de cumplir la finalidad para la cual fue recolectado. |
Transparencia | Cuando el titular lo solicite, La Empresa deberá entregarle la información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan o sobre aquellos que esté legitimado para solicitar. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el titular para solicitar información y dentro de los términos establecidos por la ley y la presente política. |
Tratamiento posterior | Todo dato personal que no sea dato público debe tratarse por los responsables y encargados como confidencial y bajo los parámetros de seguridad que fije la Superintendencia de Industria y Comercio. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo tratados de conformidad con la política, el manual y la ley. |
Todo tratamiento debe estar precedido por la obtención de la autorización, por lo cual el titular autoriza de manera voluntaria, previa, expresa e informada a ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S., para tratar la información personal y/o datos biométricos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y la presente política de tratamiento de datos personales. Esta información será utilizada en el desarrollo de las actividades y funciones propias de La Empresa.
ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S., en el desarrollo de sus actividades mercantiles, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los datos personales. De acuerdo con lo anterior, los datos personales tratados por La Empresa deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los titulares en el momento de la recolección de los datos personales. Asimismo, los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:
Frente a Terceros |
Complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de La Empresa y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes. |
Transmitir datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto o se hayan suscrito documentos, tales como otrosíes o declaraciones, que permitan transmitir los datos personales, para fines comerciales, administrativos y/u operativos. |
Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante La Empresa o terceros. |
Para dar cumplimiento a los fines mencionados anteriormente, como transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o revelar datos personales a terceros, dentro y fuera del territorio nacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales. |
ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. podrá recolectar datos personales sensibles como lo son los datos biométricos tales como huellas digitales, fotografías y/o videos, entre otros, para garantizar el ingreso y permanencia en las instalaciones, compañas de difusión, sensibilización, reportes a la Matriz, autoridades nacionales y/o eventos de La Empresa.
La recolección les será informada a los titulares mediante los avisos de privacidad instalados en la misma. La Empresa podrá recolectar datos biométricos de menores de edad que ingresen a las instalaciones de la sociedad y/o que formen parte del núcleo familiar de empleados de La Empresa, caso en el cual, será responsabilidad del representante legal del menor ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información, así como entregar o revocar la autorización que en nombre de estos hubiere otorgado a ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S.
En caso de que se requiera el tratamiento de datos personales sensibles referentes a la salud, origen racial o étnico, convicciones religiosas u orientación política, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los referentes a datos sexuales ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. solicitará su autorización indicando que la respuesta es facultativa.
Las bases de datos en las que se incluye información de los titulares tendrán una vigencia determinada por la permanente operación de La Empresa, de acuerdo con la naturaleza fundacional de la sociedad, así como las actividades propias de la operación administrativa general.
Derechos de los Titulares de Datos Personales y su Procedimiento
Los titulares de los datos personales podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data), a través del correo electrónico o a la dirección física de La Empresa. Para ello deberán tener en cuenta las siguientes reglas:
Deberá dirigirse por vía electrónica a la dirección de correo administracion@adea.com.co o por vía física a la dirección Parque Industrial El Dorado vía Siberia-Funza Km 1.2, vía La Argentina Bodegas 49-50 Ciudad: Funza, Cundinamarca.
Los titulares deberán presentar su petición identificándose plenamente y haciendo una descripción clara de la consulta o petición.
En caso de requerirse documento alguno que soporte su solicitud, el titular de la información deberá aportarlo con su petición, en caso de no adjuntarlo, La Empresa solicitará en el plazo de cinco (5) días siguientes a su solicitud, se aclare la petición o se adjunte soporte de esta. En caso de no recibir respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de su solicitud, ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. entenderá desistida su petición.
Una vez recibida la solicitud, ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. procederá a dar trámite interno y respuesta dentro de los términos legales, esto es, en caso de consulta de información, dentro de los diez (10) días siguientes, prorrogables hasta por cinco (5) días, en caso de requerirlo, previo informe al solicitante. En caso de que la solicitud sea un reclamo, La Empresa dará trámite interno y procederá a dar respuesta dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la solicitud, los cuales se podrán prorrogar hasta por ocho (8) días, previo aviso al titular.
En el caso de que el titular de la información sea un empleado o exempleado de la Compañía, también podrán ejercer su derecho a la protección de sus datos personales a través del proceso de Recursos humanos. Los proveedores también podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales a través del proceso de compras, y los términos de respuesta serán los previamente enunciados.
Los titulares podrán en todo momento solicitar a ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, esto es, la revocación parcial del consentimiento.
En virtud de la Ley 1581 de 2012, ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. informa que el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y corregir sus datos personales;
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales;
Tener acceso de forma gratuita a sus datos personales que son objeto de tratamiento;
Ser informado del tratamiento que se le está dando a sus datos personales;
Solicitar la revocatoria de la autorización, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del titular con La Empresa, según la cual tales datos personales deban permanecer en las bases de datos y/o ser tratados por La Empresa.
Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de La Empresa, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del titular con La Empresa, según la cual tales datos personales deban permanecer en las bases de datos de esta.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley cuando se haya agotado el requisito de procedibilidad, acudiendo en primera instancia a La Empresa.
Transferencias y Transmisiones
ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. únicamente usará los datos personales como usted lo haya autorizado, y los transmitirá a terceros para las finalidades aquí descritas y a las autoridades judiciales y administrativas competentes, cuando sea requerido por éstas.
Para realizar una transferencia de datos personales a terceros responsables ubicados en el exterior, ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S.EZA obtendrá la autorización expresa e inequívoca del titular para el envío al exterior del dato personal o lo hará con base en alguna otra de las hipótesis que se llegaren a contemplar en la legislación aplicable para hacerlo, incluyendo aquellas establecidas en la Ley 1581 de 2013 y el Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, la Empresa dará aplicación a las demás normas sobre transferencia y transmisión de datos personales.
Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales
Esta política se encuentra vigente desde el veintidós (22) de septiembre de 2023 y continuará vigente durante el tiempo que se necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en la misma.
Modificaciones a la Política de Privacidad
ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, sin embargo, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente a través de nuestra página web.
