Políticas del SGI
POLÍTICA DE CALIDAD
Adea, líder en Administración Documental en Europa y Latinoamérica, apuesta por la consolidación de su marca en el mercado internacional, por lo que la apertura de Adea Colombia supone un paso firme en la consecución de sus objetivos, ofreciendo los servicios de guarda, custodia, gestión integral de documentación y activos a todo tipo de empresas del territorio latinoamericano.
Adea Colombia persigue ofrecer un servicio de calidad a sus clientes, por lo que su Política de Calidad se orienta, a través de la calidad y el servicio, a cubrir o superar las expectativas de los clientes estableciendo criterios de actuación responsables y optimizando los recursos.
Adea Colombia procura avanzar en calidad y servicio día a día, apostando por acuerdos sólidos y duraderos con sus clientes que reporten una satisfacción mutua, siempre bajo la premisa de estar a la altura de sus expectativas. Consecuentemente, la calidad consiste en satisfacer al máximo sus necesidades en precios, plazos y servicios, porque satisfacer las demandas de los clientes supone un reto constante que implica una evolución continua en la adaptación a la dinámica de un mercado cada vez más exigente.
Para este fin, Adea Colombia implementa un sistema de gestión que consiste en planificar las actividades previstas, ejecutar según lo planificado, evaluar resultados y actuar y tomar decisiones en función de estos, todo bajo un compromiso de la Organización en dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos aplicables a su actividad económica.
Adea Colombia, en cabeza de su Dirección General, se compromete a aportar todos los medios a su alcance necesarios para cumplir los objetivos de mejora que se vayan estableciendo con el tiempo.
Esta Política es difundida, entendida y aceptada por toda la Organización, con el fin de lograr los compromisos mencionados.
Funza-Cundinamarca, mayo de 2023
Felipe Fernández Atela
Presidente de Adea
POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Es objetivo prioritario para Adea garantizar la seguridad de la información relacionada con sus clientes y, en especial, de aquella información, con independencia del soporte en el que se encuentre, perteneciente a sus clientes, a la que Adea accede como prestador de servicios, garantizando la custodia y seguridad de la misma.
El objetivo de la seguridad de la información es la protección de la información, frente a las amenazas existentes, con el fin de asegurar la continuidad del negocio, minimizar sus riesgos y maximizar el retorno de las inversiones y las oportunidades de negocio.
Especial consideración tendrá el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de protección de datos y que afecta al tratamiento de la información de los clientes de Adea.
Para el cumplimiento de estos objetivos, se adoptarán las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar su seguridad en las tres dimensiones de: confidencialidad, disponibilidad e integridad.
Las medidas técnicas y organizativas implantadas serán revisadas periódicamente, de manera que se garantice el control en el cumplimiento de las mismas, así como su correcto funcionamiento, garantizando de este modo que cumplen con su objetivo de seguridad. Para ello, se han definido una serie de indicadores, con la finalidad de poder valorar el correcto funcionamiento de las salvaguardas implantadas y evaluar los resultados obtenidos y el cumplimiento de los objetivos marcados.
Se han establecido en Adea las siguientes garantías:
- Cumplimiento de la normativa vigente que le sea aplicable y, en especial, de la legislación en materia de protección de datos, así como de las obligaciones contractuales asumidas con sus clientes.
- Establecer una política de formación continua de sus empleados en materia de seguridad, garantizando su capacitación y concienciación en la importancia de cumplir con los procedimientos establecidos. Esta capacitación y formación será exigida a prestadores y colaboradores externos de Adea. El incumplimiento de las políticas de seguridad por parte de los empleados conllevará la aplicación de las medidas disciplinarias acordes al convenio de los trabajadores y dentro del marco legal aplicable, y dimensionadas al impacto que tengan sobre la organización.
- La Dirección de Adea establecerá los criterios de evaluación del riesgo de manera que todos aquellos escenarios que impliquen un nivel de riesgo inaceptable sean tratados adecuadamente. Como parte del SGSI, Adea ha establecido un Plan de Continuidad de Negocio que se mantiene actualizado acorde a las necesidades de la Empresa y dimensionado a los riesgos que le afectan.
- La responsabilidad general de la seguridad de la información recaerá sobre el Responsable del SGSI, siendo la responsabilidad última de la Dirección como máximo responsable del SGSI. Todo usuario tendrá la obligación de reportar los incidentes en materia de seguridad utilizando las directrices establecidas por Adea.
- Todo lo definido en esta política se concretará y desarrollará en normativas y procedimientos del SGSI, los cuales se integran con otros sistemas de gestión de la organización, conformando el SGI de Adea, compartiendo recursos en pro de la optimización y buscando la mejora continua de la eficiencia y eficacia de la gestión de los procesos.
Funza-Cundinamarca, mayo de 2023
Felipe Fernández Atela
Presidente de Adea
POLÍTICA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO
Adea es consciente de la importancia de asegurar el cumplimiento de todos los acuerdos contractuales pactados con cada uno de sus clientes. Por este motivo, en caso de emergencia o situación de crisis, la Dirección opta por adoptar una serie de medidas que permitan restablecer los servicios prestados a la mayor brevedad de tiempo.
Con la implantación de un Sistema de Continuidad de Negocio, Adea persigue los siguientes objetivos:
- Prevenir, identificar y minimizar los riesgos que puedan interrumpir sus actividades operacionales rutinarias y que puedan repercutir de forma negativa en la relación contractual con sus clientes, posibilitando una respuesta adecuada y oportuna frente a imprevistos.
- Preparar al personal para actuar de forma adecuada y eficaz frente a incidentes.
- Cumplir con los plazos de recuperación establecidos en el Plan de Continuidad de Negocio.
- Lograr que el Plan de Continuidad de Negocio sea efectivo, evitando tomar decisiones improvisadas que puedan poner en riesgo la continuidad del negocio y las expectativas y los servicios prestados por Adea a cada uno de sus clientes.
- Garantizar que el Plan de Continuidad de Negocio se mantenga actualizado y disponible en el momento que pueda surgir una situación de crisis o emergencia que requiera ponerlo en práctica.
- Establecer un liderazgo claro y una organización eficaz frente a situaciones de crisis.
- Minimizar el riesgo de interrupciones en las operaciones diarias de la Compañía siguiendo la metodología PDCA (Plain, Do, Check, Act) característica de todos los Sistemas de Gestión.
Mediante el establecimiento de esta Política, la Dirección de Adea manifiesta su compromiso para asegurar el desarrollo, la implementación y la revisión del Sistema de la Gestión de la Continuidad de Negocio.
La Alta Dirección es la responsable de asegurar que el Sistema de Continuidad de Negocio se ejecute de forma adecuada, sea eficiente y se mejore continuamente, haciendo conocedores del mismo a todo el personal de Adea.
Funza-Cundinamarca, mayo de 2023
Felipe Fernández Atela
Presidente de Adea
POLÍTICA INTEGRAL
ADEA ADMINISTRADORA DE ARCHIVOS S.A.S., dedicada a la Gestión Documental, se compromete con la protección y el cuidado del medio ambiente la seguridad y salud de sus trabajadores, clientes, contratistas y demás partes interesadas. Con el fin garantizar la promoción de la calidad de vida laboral, la prevención de los accidentes e Incidentes de trabajo, enfermedades laborales y daños a la propiedad originadas por la actividad y desarrollo de su objeto social. Adicional, la dirección general y todo su equipo directivo se compromete con la mejora continua del sistema integrado de gestión en todos los lugares de la empresa y demás sitios en los que se desempeñen nuestros colaboradores.
ADEA, concentrara sus esfuerzos en los siguientes aspectos:
- Identificar peligros evaluar, valorar y controlar los riesgos que afecten la integridad, salud física y mental de sus colaboradores en todos los centros de trabajo.
- Cumplir de la legislación legal vigente y otros requisitos.
- Garantizar y gestionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integral de Gestión.
- Identificar y controlar aspectos e impactos ambientales generados por la organización.
- Generar valor a sus clientes mediante el desarrollo de prácticas y servicios eficientes, ambientalmente sostenibles y competitivos que promuevan el crecimiento y la continuidad de negocio de la organización.
Funza-Cundinamarca, enero de 2023
Felipe Fernández Atela
Presidente de Adea
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE
- Identificar y controlar los peligros y riesgos presentados en los lugares de trabajo.
- Fortalecer y desarrollar la competencia de todos los trabajadores frente al conocimiento del sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo y ambiente.
- Disminuir los impactos ambientales generados por la prestación de los servicios.
- Propiciar el mejoramiento continuo de los procesos y el compromiso del sistema de gestión.
- Minimizar la ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Funza-Cundinamarca, enero de 2023
Felipe Fernández Atela
Presidente de Adea
