Custodia de archivos y documentación física
Almacena tus archivos físicos y cumple con la actual normativa de protección de datos
HABLA CON UN EXPERTOEl proceso de custodia de archivos continúa siendo uno de los grandes retos de muchas empresas, ya que a lo largo del ciclo de vida de la documentación es necesario almacenar la información física durante un determinado periodo de tiempo y además proteger su integridad y confidencialidad. Otra problemática a la hora de almacenar información es asegurarnos de que cumplimos con las actuales normativas. Por ejemplo, según el Código de Comercio, deberíamos almacenar las facturas emitidas y recibidas durante 6 años. Además, debemos cumplir con la RGPD y la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) entre otros.
Contar con un proveedor de custodia de archivos soluciona estos problemas. En Adea nos hacemos cargo del almacenamiento de tu información física, asegurando su seguridad, confidencialidad y buen estado. En Adea nos encargamos de todo el proceso de custodia documental, desde la recepción de las copias físicas hasta su destrucción certificada. Además, podemos proporcionar copias digitales de toda la documentación que se encuentre en formato físico con nuestro servicio de digitalización de documentos, por lo que tu información siempre estará disponible cuando la necesites.
Nuestro servicio de gestión de archivos físicos te permite:
Transportar tu documentación, ya que nos encargamos de recogerla en tus oficinas y trasladarla con garantías de manipulación y seguridad.
Clasificar tus documentos: nuestro personal especializado en gestión documental se encargará de ordenar y clasificar los documentos.
Asegura el acceso a los mismos cuando quieras a través de la copia digital que te facilitaremos en un repositorio. También podrás disponer de las copias físicas cuando las necesites.
¿Cuáles son los beneficios?
Reduce costes y aumenta tu espacio Elimina el espacio de oficina que utilizas para almacenar archivos físicos.
Agiliza tus procesos administrativos Encuentra la información que necesitas en mucho menos tiempo desde el repositorio digital y consigue reunir metadatos precisos que se encontraban en formato físico en su copia digital gracias al sistema de Captura Inteligente.
Asegura la integridad y confidencialidad de tus documentos Tus documentos siempre accesibles en correcto estado.
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