Gestión de Documentos y Contenidos

Soluciones de gestión documental

Descubre cómo gestionar tus archivos y documentos de la forma más eficiente

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“Las soluciones de gestión documental reducen enormemente el tiempo que dedicamos a buscar, administrar y compartir documentos”

Organizar la información de tu empresa gestionando diferentes tipos de documentos puede convertirse en una tarea difícil: formatos físicos y digitales, imágenes, en la nube o localmente, todos coexistiendo de forma desorganizada. Un sistema de gestión documental puede ayudarte a simplificar el modo en el que organizas la información de tu empresa.

Un sistema de gestión documental o DMS (Document Management System en inglés) está diseñado para facilitar el acceso y la administración de la documentación, integrándolo todo en un único lugar. De este modo, toda la información que llegue a tu organización a través de cualquier tipo de canal (email, chat, copias físicas) se integra en un único sistema que además permite la clasificación, organización y modificación de tu documentación.

El proceso comienza con la digitalización de los archivos en papel, convirtiéndolos en versiones digitales. La información contenida en ellos no se pierde al escanearlo, ya que nuestra solución de Captura Inteligente de datos reconoce esta información y la integra en el sistema de gestión de datos. Este software incorpora toda la información en diversos formatos y la cataloga, creando un repositorio accesible desde cualquier lugar.

En Adea contamos con la tecnología de gestión documental necesaria para llevar a cabo la transformación digital de tu empresa, centralizando todos los repositorios de tu compañía en nuestro Content Hub. Esta solución permite la integración con otros sistemas y softwares que ya estés utilizando en la actualidad por lo que no perderás nada de lo ya existente. Nuestra interfaz visual e intuitiva te permitirá utilizar nuestra solución fácil y rápidamente.

Nuestras soluciones de gestión documental te permiten:

  • Introducir, gestionar y clasificar toda la información de tu empresa en cualquier formato y unificarlo todo en un solo sistema, incluso si originalmente se encontraba en formato físico.

  • Comprobar el estado de las tareas a realizar, importar documentos de forma masiva, distribuir tipos de documentos recurrentes como nóminas, facturas o renovaciones de contrato de forma automatizada.

  • Gestionar toda tu documentación de forma colaborativa, compartiendo información con tus empleados, decidiendo qué accesos restringir o cuáles proteger con clave y controlando los cambios de los documentos con el historial de versiones.

  • Simplificar tus procesos de trabajo automatizando funciones. Nuestro sistema te avisará cuando se requiera que realices cualquier acción y se encargará del resto de forma autónoma gracias a nuestra solución  de automatización de procesos de trabajo (por ejemplo, compartir estos documentos con los empleados y solicitar su firma digital de forma automática).

¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?

Aúna todo lo que necesitas: un único lugar para todos los empleados Con nuestro DMS puedes gestionar todos los repositorios de tu empresa, asignarlos a cualquier departamento o persona, restringir accesos y compartir con proveedores y clientes lo que necesites desde una sola interfaz en la nube, siempre accesible.
Cumple con las normativas de seguridad de datos Al contratar nuestra solución de gestión documental te aseguras de estar cumpliendo con el actual Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) gracias a la gestión de permisos, la automatización del proceso de borrado y muchas más funciones disponibles.
Reduce los costes y el tiempo que dedicas a la gestión documental Minimiza los costes de almacenamiento físico y de tener diferentes gestores de documentación y ahorra tiempo en la búsqueda de información y en tus procesos laborales más comunes como firma de documentos, envío de facturas o albaranes, etc
Más seguridad para tus archivos Realiza copias de seguridad en la nube que nunca perderás, asegura la trazabilidad de las modificaciones realizadas en los documentos y restringe el acceso a información sensible.

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